Du papier au proactif : comment l'Université des technologies de l'Ontario a digitalisé la gestion des dépenses

Dans l'enseignement supérieur, même un processus d'administration qui semble simple peut rapidement devenir compliqué. 

Une note de frais peut avoir besoin de passer d'un membre du personnel, d'un approbateur, d'une faculté ou d'un service à un service financier. Il peut être difficile de savoir où se trouve une demande de prestation, si elle a été approuvée ou quand un employé sera remboursé, à travers un campus universitaire ou universitaire et dans des processus papier. 

L’Ontario Tech University savait qu’il y avait un meilleur moyen. 

En passant des solutions de notes de frais manuelles aux solutions SAP Concur, l'université a créé un processus plus connecté et optimisé par l'IA qui offre aux collaborateurs un chemin de remboursement plus rapide et une visibilité plus claire sur la finance, de la soumission à l'audit. 

Utilisation de l'automatisation pour couper le papier  

Avant d’implémenter les solutions SAP Concur, Ontario Tech s’est appuyée sur des notes de frais papier qui circulaient entre les bâtiments, les facultés, les approbateurs et les finances. Pour Brenda Neddow, gestionnaire des comptes fournisseurs et clients à l’Université Ontario Tech, l’un des plus grands défis consistait simplement à savoir où se situait une réclamation. 

« Nous n’avons jamais pu surveiller l’état du rapport. Est-il en attente d'approbation ? A-t-elle été soumise du tout ? » Neddow se rappelle. 

Les réclamations tardives ou manquantes pourraient également créer du travail supplémentaire lors du rapprochement du programme de carte de société de l’université. Et lorsque des documents justificatifs étaient nécessaires pour un audit externe, le personnel financier pourrait devoir effectuer des recherches dans les fichiers physiques pour les trouver. 

La numérisation et l’automatisation du processus avec Concur Expense ont changé la donne. 

La fonction Finance peut désormais voir où se trouvent les réclamations dans le processus, effectuer un suivi si nécessaire et consacrer moins de temps au suivi des formalités administratives et des approbations en suspens. 

Remboursements plus rapides, visibilité accrue 

Pour les salariés, un résultat du changement est particulièrement tangible : se faire rembourser plus tôt. 

“Si vous avez votre note de frais dans avant vendredi, nous pouvons garantir le paiement d'ici mercredi », explique Neddow. « Il n’y avait aucun moyen que nous aurions pu promettre avec le reporting papier. “ 

Ce redressement plus rapide est devenu un élément important de l'appui à la construction du nouveau processus à travers l'université. 

Avec ExpenseIt dans l’application mobile SAP Concur, les utilisateurs peuvent également enregistrer les justificatifs au fur et à mesure au lieu de s’appuyer sur des copies papier par la suite. Avec Concur Expense, cela offre aux collaborateurs un moyen plus pratique de gérer les dépenses tout en fournissant aux finances les informations dont ils ont besoin pour maintenir les notes de frais en mouvement. 

Pour Ontario Tech, la différence va au-delà de la commodité des employés. 

“Cela a fait une différence incroyable sur nos délais et nos gains d’efficacité “, explique Neddow. 

Transformer les données relatives aux dépenses en surveillance renforcée  

La numérisation des notes de frais a également modifié la façon dont Ontario Tech aborde les audits et la conformité. La documentation complémentaire est désormais conservée avec la note de frais sur la plateforme Concur, ce qui la rend facilement disponible lorsque les finances ou les auditeurs externes en ont besoin. 

“Nous savons toujours que la sauvegarde est sécurisée dans Concur. Nous pouvons obtenir des copies à tout moment“, explique Neddow. 

L'université utilise également Consultative Intelligence pour renforcer son processus post-audit. Le reporting optimisé par l'IA permet à l'équipe de repérer les modèles qui peuvent nécessiter un examen plus approfondi, tels que les approbateurs qui peuvent ne pas vérifier les justificatifs, et d'identifier les formations supplémentaires qui pourraient s'avérer utiles. 

Les doublons de dépenses potentiels peuvent également être signalés plus facilement. 

“Nous avons pu identifier plus rapidement lorsqu’il y avait une dépense en double. C’est un excellent outil à avoir“, explique Neddow. 

Ontario Tech continue d’affiner les règles de contrôle automatisées et les rapports pour rendre la surveillance plus rapide et plus ciblée. Au lieu de considérer la conformité comme un exercice distinct après coup, l'université peut renforcer les contrôles et la visibilité sur le processus de gestion des dépenses au quotidien. 

Accompagnement d'une faculté à la fois 

La technologie à elle seule ne détermine pas si un nouveau processus réussit. L'adoption est également importante, en particulier dans une organisation avec plusieurs facultés, services et groupes d'utilisateurs. 

Ontario Tech a déployé Concur Expense un corps professoral à la fois, associant chaque phase à une formation détaillée et axée sur l’utilisateur de son équipe des systèmes financiers. 

Cette structure a permis de garantir une intégration réussie, avec des ressources et des conseils clairs disponibles tout au long de la transition. Une fois le déploiement bien établi, Ontario Tech a fixé un délai ferme après lequel les notes de frais manuelles ne seraient plus acceptées, accélérant ainsi l'adoption du processus numérique dans l'ensemble de l'université. 

Neddow recommande à d'autres établissements d'enseignement supérieur d'adopter une approche similaire, axée sur l'utilisateur, de la gestion du changement. 

“Trouver un champion dans chaque département et faculté. Travaillez avec cette personne, formez-la pleinement, puis ils pourront participer à la campagne pour l’utilisation de l’outil. “ 

La leçon est pratique : donner aux personnes la bonne formation, clarifier les avantages et doter les collègues de confiance au sein de l'organisation de l'aide pour renforcer le changement. 

Exploration de l'avenir avec l'IA 

Ontario Tech n’a pas fini de faire évoluer son programme de gestion des dépenses. L’université explore comment les fonctionnalités optimisées par l’IA intégrées à la plateforme Concur, y compris les nouveaux assistants IA Joule, pourraient jouer un rôle dans la prochaine phase de sa stratégie. 

“Je pense que le composant IA nous aidera à minimiser le nombre de réclamations que nous devrons examiner “, explique Neddow. 

Cela ouvre la voie à une approche plus ciblée, où l'automatisation peut prendre en charge les tâches de révision de routine, tandis que la fonction Finance concentre son attention là où elle apporte le plus de valeur ajoutée. 

Ontario Tech migre également son système ERP vers le cloud. Une fois ce travail terminé, Neddow prévoit d’en savoir plus sur Concur Invoice et sur la manière dont l’automatisation des factures optimisée par l’IA pourrait rationaliser le processus de comptabilité fournisseurs. 

Optimisez la gestion des dépenses 

L’expérience de l’Université Ontario Tech montre ce qui peut se passer lorsqu’un processus administratif familier est repensé autour des personnes qui l’utilisent. 

Au-delà du papier, les collaborateurs ont pu soumettre leurs dépenses et se faire rembourser plus rapidement. La fonction Finance bénéficie d'une meilleure visibilité sur les réclamations, d'un accès plus facile à la documentation d'audit et d'un reporting qui permet d'identifier les opportunités de conformité et de formation. Et un déploiement progressif et axé sur l'utilisateur a aidé l'université à amener les facultés et les départements avec le changement. 

Désormais, Ontario Tech dispose d’un socle numérique sur lequel elle peut continuer à s’appuyer à mesure que l’automatisation et l’IA créent de nouvelles opportunités pour rendre la gestion des dépenses encore plus efficace. 

Pour en savoir plus sur la façon dont l'Université des technologies de l'Ontario prend une longueur d'avance sur les solutions SAP Concur, lisez l'étude de cas complète ici.