Contrôler les dépenses de l'entreprise
Votre comptabilité fournisseurs est-elle véritablement automatisée ?
Dans le monde des affaires, chaque moment compte. Chaque décision doit être motivée par la nécessité d'accroître l'efficacité, d'optimiser les performances, de contrôler les coûts, d'optimiser la rentabilité et de favoriser une croissance durable, tout en maintenant les niveaux de qualité et de service les plus élevés pour vos clients. Dans le même temps, des entreprises comme la vôtre se disputent le nouveau monde du travail hybride, où les collaborateurs attendent la flexibilité de travailler où qu'ils se trouvent.
On ne voit nulle part toutes ces impératifs converger plus que dans la comptabilité fournisseurs (AP).
Les disruptions de la chaîne logistique, l'augmentation des coûts et les fluctuations du marché font que de nombreuses équipes financières s'efforcent de gérer de nouveaux fournisseurs, de nouveaux types de paiement et d'augmenter les volumes de transactions, tout en gardant un œil attentif sur les résultats. Pourtant AP – qui est au centre de tout – est souvent la dernière des fonctions financières à être automatisée.
La gestion des factures au moyen de papier, d'e-mails et de feuilles de calcul est synonyme d'innombrables moments de frustration pour les acheteurs, les fournisseurs et les équipes de comptabilité fournisseurs. Les workflows manuels entraînent souvent des paiements oubliés ou dupliqués, des délais non respectés et un manque de visibilité sur le statut des paiements et les flux de trésorerie. Une telle approche laisse également derrière elle d'innombrables opportunités d'accroître l'efficacité et d'optimiser les performances.
En fait, près d'un tiers des entreprises dans le monde qui n'utilisent pas un logiciel d'automatisation de la gestion des dépenses dédié considèrent les factures en double comme l'un de leurs plus grands défis financiers. Et près de la moitié des workflows de gestion manuelle des dépenses et des factures sont considérés comme leur plus gros problème d'expérience collaborateur. Ajoutons à cela 43 % qui déclarent un manque de visibilité sur le flux de trésorerie et les dépenses de l'entreprise comme étant leur principale lacune stratégique et nous avons clairement un problème.1
Il est temps de transformer tous ces moments de frustration en moments de clarté grâce à une gestion des factures véritablement automatisée.
Avec un logiciel de gestion des factures adapté, vous pouvez rationaliser vos processus de comptabilité fournisseurs de bout en bout. Cela inclut l'automatisation de la prise de facture, des approbations, de la mise en correspondance et des paiements, ainsi qu'un accès mobile aux workflows. Cela permet non seulement de réduire les erreurs, les reprises et le risque de retards et de violations de conformité, mais aussi de libérer du temps afin que les collaborateurs puissent rester concentrés sur les moments clés pour votre entreprise. Un reporting agile et convivial doit également être un élément clé de tout logiciel choisi afin que vos équipes financières puissent obtenir une image plus précise de l'argent entrant et sortant. De plus, lorsque vous disposez d'une solution qui s'intègre à votre système backend ERP ou financier, ces mêmes équipes peuvent plus facilement utiliser toutes ces données de comptabilité fournisseurs précieuses pour éclairer les prévisions, les budgets et la stratégie de dépenses globale.
En termes de temps et d'argent, les avantages sont évidents. Les entreprises disposant d'un logiciel de gestion des factures véritablement automatisé font économiser 122 heures par semaine à leur équipe financière ou comptable et économisent en moyenne 44 000 $ par an.2
Heureusement, la solution Concur Invoice vous couvre.
En proposant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans une solution de gestion automatisée des factures, Concur Invoice offre à vos acheteurs, à vos CF et à l'équipe financière élargie les outils et les informations dont ils ont besoin pour tirer le meilleur parti de chaque moment et faire de leur mieux.
Les fonctionnalités optiques de reconnaissance de caractères et d'apprentissage automatique permettent de numériser automatiquement les factures et les données de saisie au moment opportun. Ensuite, la mise en correspondance bidirectionnelle et tridirectionnelle permet de s'assurer que les factures ne sont jamais négligées et que les bons de commande et les factures sont alignés afin que vous ne soyez pas surfacturé. Par conséquent, votre équipe de comptabilité fournisseurs peut plus facilement identifier et résoudre les écarts qui, autrement, nuiraient à votre résultat net.
L'efficacité accrue et les performances optimisées que vous obtenez avec Concur Invoice accélèrent l'ensemble de vos processus de comptabilité fournisseurs, ce qui facilite la mise à profit des avantages de vos fournisseurs, tels que les escomptes pour paiement anticipé. De plus, les notifications et alertes automatisées et mobiles destinées aux équipes financières et aux responsables comptables les aident à rester au fait des problèmes de conformité et à réduire le risque de fraude. Grâce à un reporting complet et à jour, vous bénéficiez d'une visibilité totale sur le statut des factures et des paiements, ce qui vous permet de rester au fait des flux de trésorerie et de la responsabilité des fournisseurs. Combinez cela avec des outils d'analyse avancés, et vous avez la visibilité nécessaire pour trouver les nombreuses améliorations d'efficacité qui peuvent aider votre entreprise à améliorer sa gestion. De plus, comme Concur Invoice s'intègre entièrement aux solutions Concur Expense et Concur Travel, ainsi qu'à la plupart des principaux systèmes ERP et financiers et à toute une série d'applications et de services tiers, vous pouvez intégrer vos données de facturation dans vos prévisions globales et votre équation budgétaire.
Alors, qu'attendez-vous ? Il est temps de saisir le moment.
Lisez notre dernier article pour découvrir pourquoi plus de 49 000 entreprises comme la vôtre utilisent les solutions SAP Concur pour prendre le contrôle de leur gestion des dépenses, des factures et des déplacements professionnels. Rendez-vous ensuite sur notre site pour commencer dès aujourd'hui.
1.–2. « Analysys Mason 2022, étude Travel, Expense, and Vendor Invoice Management », Analysys Mason sponsorisé par SAP, 2022.