Comment réduire les coûts et le temps de traitement des factures avec l'automatisation

Si l'on vous demande ce que la fonction Finance consomme le plus de temps, de main-d'œuvre et de papier, vous pourriez faire écho à la réponse donnée par de nombreux homologues du secteur.

Voici quelques exemples de raisons pour lesquelles la comptabilité fournisseurs apparaît souvent et est une cible pour l'automatisation :

• Les entreprises qui mettent en œuvre une solution de comptabilité fournisseurs automatisée font état d'une baisse moyenne de 20 % des coûts de traitement des factures1.
• En moyenne, les entreprises disposant de solutions de comptabilité fournisseurs automatisées engagent 2,5 fois plus de fournisseurs que ceux qui ne disposent pas de solutions de comptabilité fournisseurs automatisées.1

Les inconvénients du traitement des factures et des paiements avec des processus et des outils obsolètes vont au-delà de la perte de productivité. Le travail est plus fastidieux, ce qui rend les emplois moins attrayants. Votre entreprise dispose d'une visibilité moindre sur les dépenses, ce qui entrave la prise de décision et l'agilité. Le contrôle et la conformité sont plus difficiles, ce qui augmente les risques de fraude et de sanctions.

Toutes ces mauvaises frappes de clavier, les données piégées sur papier et PDF, le temps passé à suivre les approbations et d'autres facteurs d'erreur et de réduction de l'efficacité s'additionnent. C’est l’occasion perdue à tout moment mais surtout lorsque les budgets sont serrés et que la concurrence est implacable.

Rationalise les processus pour améliorer l'efficacité

Grâce à l'automatisation, les collaborateurs accèdent à une plateforme unique qui gère les factures, les paiements et les dépenses globales. Les entreprises de toutes tailles peuvent traiter les factures à partir d'e-mails, de portails fournisseurs ou d'autres sources, avec des données extraites automatiquement et consolidées. Étant donné que le processus est compatible avec les appareils mobiles, les responsables et l'équipe CF peuvent remplir leurs rôles où qu'ils se trouvent. Votre entreprise peut facilement voir les liens entre les bons de commande, les factures et les paiements, et bénéficier d'une meilleure piste d'audit.

Statistique vitale : les entreprises disposant de solutions de comptabilité fournisseurs automatisées traitent 64 % de factures fournisseurs en plus par mois qu'en l'absence de solutions de comptabilité fournisseurs automatisées.

Améliore la visibilité sur les flux de trésorerie

Grâce à une vue d'ensemble plus claire du flux de trésorerie à partir d'une meilleure capture des dépenses en temps opportun, votre entreprise peut prendre des décisions plus éclairées sur l'endroit et le moment où elle alloue ses fonds. L'équipe financière sera en mesure de fournir à l'équipe de direction les données et les insights qu'elle demande, car les tâches manuelles ne bouchent plus leur temps. Et avec l'accélération de l'ensemble du processus, vous pouvez bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé.

Améliore la productivité du back-office

L'automatisation réduit certainement la quantité de saisies (et les erreurs connexes) que les collaborateurs effectuent. Il peut également extraire avec précision les données des e-mails, des PDF et d'autres sources et les mettre en correspondance avec les reçus et les bons de commande. Les entreprises peuvent intégrer des données issues de plusieurs processus et systèmes, y compris ERP, et consolider les informations sur les flux de trésorerie, les dépenses et les opérations. Avec de meilleures informations et moins d'allers-retours pour les chiffres et les réponses, vous pouvez améliorer à la fois la collaboration et la productivité.

Statistique vitale : 43 % des entreprises qui n'utilisent pas de solution de comptabilité fournisseurs automatisée vont probablement passer à une solution de comptabilité fournisseurs automatisée dans les deux prochaines années. La réduction des frais d'abonnement, une meilleure intégration aux systèmes ERP existants, une meilleure prise en charge de la prise en charge internationale et la facilité d'utilisation sont les quatre principaux moteurs du passage à une nouvelle solution AP.

Renforce les contrôles et la conformité

Les processus automatisés peuvent offrir plus de clarté et de responsabilité que les processus papier. Les contrôles permettent à une entreprise de limiter l'accès par rôle, d'empêcher les altérations et les suppressions qui autorisent la fraude et de répondre aux exigences réglementaires des administrations fiscales ou d'autres entités gouvernementales. Le rapprochement en temps réel vous permet d'identifier rapidement les problèmes. Et en payant par voie électronique plutôt que par chèque papier, vous réduisez le risque de fraude.

Statistique vitale: 71 % des entreprises déclarent une sorte de perte financière due à la fraude au cours des trois dernières années2.

Fournit des données de dépenses plus précises et plus opportunes

Un employé qui dépasse régulièrement les dépenses ou un budget est-il en retard ? L'automatisation vous permet d'explorer les dépenses rapidement et avec précision et de les arrêter ou de les ajuster avant que de graves dommages ne soient causés. Vous pouvez également voir des modèles qui donnent à l'entreprise un effet de levier dans les négociations avec les fournisseurs. Avec une plateforme unique intégrant la comptabilité fournisseurs et les frais de déplacement, vous obtenez une vue des dépenses des collaborateurs et de l'entreprise qui vous permet d'en gérer et d'en tirer des leçons en toute cohérence.

Mieux comprendre les coûts des processus obsolètes

À mesure que la comptabilité fournisseurs est de plus en plus reconnue comme un facteur clé de valeur stratégique, l'utilisation de benchmarks du secteur pour suivre les performances de la comptabilité fournisseurs présente aux entreprises des opportunités importantes d'améliorer l'efficacité et d'identifier des mesures d'économie. Pour en savoir plus, consultez le dernier rapportd'Ardent Partners, sponsorisé par SAP Concur, qui fournit des insights précieux et des métriques clés pour aider les entreprises à transformer leurs opérations de comptabilité fournisseurs et à améliorer leurs performances financières.

1. Renforcer l'efficacité, cibler la croissance, Phronesis Partners, 2024
2. Finance Leaders Fraud Report, Insitute of Financial Operations & Leadership, 2025