Contrôler les dépenses de l'entreprise
Comment automatiser la comptabilité fournisseurs et améliorer la gestion des factures
Les factures sont riches en détails de dépenses qui informent le passé, le présent et l'avenir de votre entreprise. Il s'agit de détails qui favorisent la visibilité sur les dépenses, la conformité et la prise de décision pilotée par les données. Mais la gestion des factures est souvent fastidieuse pour l'équipe de la comptabilité fournisseurs, ce qui les éloigne du travail plus stratégique. L'automatisation intelligente et optimisée par l'IA fournit un mécanisme permettant aux entreprises de toutes tailles d'améliorer la gestion des factures et la productivité du personnel, et aux équipes de la comptabilité fournisseurs d'accroître leur contribution à la réussite de l'entreprise.
Une automatisation AP réussie nécessite un travail de terrain et un plan
Comme pour tout changement important apporté à la technologie et aux processus d'une entreprise, une bonne approche consiste à vous informer sur l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, à comprendre son impact et ses avantages, et à réfléchir à ce qu'il faudra pour améliorer votre processus de comptabilité fournisseurs.
Dans ce billet de blog, nous présenterons cinq étapes clés pour vous aider à démarrer votre parcours d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, notamment :
- Établir une base d'amélioration en évaluant votre processus de comptabilité fournisseurs actuel et les coûts impliqués
- Déterminer exactement ce que votre entreprise espère accomplir grâce à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs
- Comprendre le rôle transformateur de l’intelligence artificielle (IA) dans le traitement des factures
- Apprendre comment une meilleure visibilité sur les dépenses et l'intégration alimentent les insights et améliorent les processus de comptabilité fournisseurs
- Atteindre la flexibilité nécessaire pour surmonter les incertitudes et saisir les opportunités de croissance
Besoin de plaider en faveur de la transformation de la comptabilité fournisseurs ? Les entreprises qui ajoutent des solutions de comptabilité fournisseurs automatisées à leur plateforme intégrée de gestion des déplacements et notes de frais traitent 64 % de factures en plus chaque mois et réalisent des économies moyennes de 20 %.
Votre guide pour une meilleure gestion des factures
Découvrez les cinq étapes à suivre pour combler les lacunes en matière de visibilité sur les dépenses, améliorer vos processus et technologies de comptabilité fournisseurs et aider l'équipe CF à jouer un rôle plus stratégique.
1. Comment pouvons-nous établir une base pour améliorer les processus de comptabilité fournisseurs ?
Pour commencer à automatiser et à améliorer les processus de comptabilité fournisseurs, votre entreprise doit établir un point de départ en déterminant ses performances de base lors du traitement, de la vérification, de l'approbation et du paiement des factures.
Posez des questions telles que :
- Quel pourcentage de factures arrivent sur papier, par PDF ou par voie électronique ? Et vont-ils à un emplacement central ?
- Le processus de comptabilité fournisseurs est-il géré sur des feuilles de calcul et combien de factures doivent être saisies ?
- Combien de temps faut-il pour traiter chaque facture et combien cela coûte-t-il ?
- Combien de personnes doivent examiner et approuver chacune ?
- À quelle fréquence l'entreprise entraîne-t-elle des frais de retard de paiement ?
- Les données de facturation sont-elles intégrées à d'autres mesures de dépenses pour fournir une vue d'ensemble et des informations complètes sur les dépenses ?
Équipes CF les plus performantes par rapport à la moyenne
8,72 heures pour traiter une facture contre 9,2 jours
5,36 heures pour répondre aux demandes des fournisseurs contre 3,1 jours par semaine
Source : AP Metrics that Matter, Ardent Partners, 2024
2. Comment puis-je déterminer les avantages que nous voulons de l'automatisation AP ?
Vous avez évalué la manière dont le traitement des factures est actuellement effectué et ce qui coûte cher à votre entreprise en temps, en argent et en personnel. Maintenant, il est temps de déterminer ce que vous espérez obtenir grâce à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs et à la réduction des goulets d'étranglement.
Cela peut inclure des fonctionnalités et des résultats tels que :
- Saisie centralisée des factures pour éviter les doublons et les erreurs
- Possibilité d'approuver les dépenses avant la création des commandes d'achat
- Intégration de l'IA et du Machine Learning pour collecter et catégoriser les détails des factures
- Importation automatique des données de facturation et des photos dans votre système financier pour créer une piste d’audit ferme
- Plus de temps pour que l'équipe AP se concentre sur les exceptions au lieu de rechercher les détails et les fournisseurs
Accélérez votre croissance grâce à l'automatisation de la comptabilité fournisseurs
64 % d'augmentation du volume mensuel de traitement des factures et
Augmentation de 13,4 % de l’engagement des fournisseurs par les utilisateurs de Concur Invoice par rapport aux non-utilisateurs
Source : SAP Concur, en partenariat avec Phronesis Partners, 2024
3. Que peut faire l'automatisation AP optimisée par l'IA pour mon entreprise ?
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs optimisée par l'IA est transformatrice car elle rationalise les processus de comptabilité fournisseurs, réduit les tâches manuelles et fournit une vue d'ensemble claire et complète des dépenses. Sa rigueur est puissante, car l’IA peut vérifier toutes les factures et tous les détails, ce que même la plus grande et la plus adepte de l’équipe AP ne peut pas faire aussi efficacement ou à grande échelle. Et l'IA devient plus intelligente et plus rapide.
Automatisation de la comptabilité fournisseurs optimisée par l'IA :
- Sépare les documents et extrait les détails ligne par ligne pour les rapports
- Crée et améliore les modèles pour la capture des factures
- Signale les doublons, les charges non autorisées et autres anomalies
- Rationalise la mise en correspondance bidirectionnelle et tridirectionnelle des factures et des commandes d'achat
- Accélère la facturation fournisseur et réduit les coûts
4. Comment une transparence accrue des dépenses peut-elle favoriser les décisions et la rentabilité ?
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs optimisée par l'IA permet une capture rapide, complète et précise des informations de facturation. Grâce à la clarté et à la visibilité offertes par les solutions intégrées de comptabilité fournisseurs, de gestion des déplacements et des notes de frais, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées, améliorant ainsi le flux de trésorerie et la rentabilité.
Votre équipe CF peut :
- Identifier les tendances de dépenses et négocier de meilleurs tarifs auprès des fournisseurs
- Zéro sur les dépenses affectant le plus les flux de trésorerie
- Partager des données qui donnent plus de moyens aux autres services et favorisent la collaboration
- Informer la stratégie et les décisions à l'échelle de l'entreprise
5. Comment mon entreprise gagnera-t-elle en flexibilité et en agilité ?
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs optimisée par l'IA fournit aux entreprises et à leurs équipes de comptabilité fournisseurs des outils puissants (flexibilité et agilité) pour saisir les opportunités et faire face à la volatilité économique et à d'autres perturbations. Il s'agit d'une plateforme AP intégrée à des solutions de gestion des dépenses qui se connectent à des ERP et à d'autres systèmes de gestion essentiels.
Il s'agit d'une technologie qui permet aux entreprises de :
- Adapter les règles, les politiques et les processus en fonction de la demande de conditions
- Travailler et évoluer entre les équipes, les frontières, les langues et les devises
- Favoriser l'alignement entre l'équipe AP et les autres fonctions financières, en donnant aux équipes AP les moyens de jouer un rôle plus large et plus stratégique qui contribue à faire avancer l'entreprise.
Conseils pour rationaliser votre processus de comptabilité fournisseurs de bout en bout
Découvrez comment une solution de comptabilité fournisseurs intégrée et optimisée par l'IA peut améliorer la qualité des données, réduire les erreurs et découvrir des opportunités de réduction des coûts.
FAQ : réaliser le potentiel de l'automatisation intelligente des fournisseurs d'applications
Q : Pourquoi la définition d'une base de référence pour la comptabilité fournisseurs est-elle importante ?
R : Avant d'automatiser la comptabilité fournisseurs, les entreprises doivent évaluer la manière dont les factures sont reçues, traitées et approuvées. La compréhension des coûts, du temps par facture, des étapes manuelles et de la fréquence des retards de paiement établit des points de référence pour améliorer les processus de comptabilité fournisseurs.
Q : Comment définissons-nous les avantages de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs ?
Après avoir évalué les processus actuels de comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent identifier des objectifs tels que la capture centralisée des factures, la réduction du nombre d'erreurs, l'extraction de données optimisée par l'IA, des pistes d'audit plus solides et la libération des équipes CF pour qu'elles se concentrent sur les exceptions.
Q : Que peut fournir l'automatisation AP optimisée par l'IA ?
R : L'IA renforce la comptabilité fournisseurs en extrayant les données détaillées, en séparant les documents, en signalant les doublons et en rationalisant la mise en correspondance avec les bons de commande. Il réduit le travail manuel, accélère le traitement des factures et améliore la précision au fil du temps.
Q : Comment une meilleure visibilité sur les dépenses permet-elle de prendre des décisions plus avisées ?
Les solutions intégrées unifient vos données de comptabilité fournisseurs, de déplacements et de dépenses pour obtenir des insights clairs sur les modèles de dépenses, ce qui aide les entreprises à négocier de meilleurs taux fournisseurs, à gérer les flux de trésorerie et à élaborer une stratégie d'entreprise plus large.
Q : Comment l'automatisation de la comptabilité fournisseurs augmente-t-elle l'agilité et la résilience de l'entreprise ?
R : Les solutions de comptabilité fournisseurs optimisées par l'IA se connectent à d'autres systèmes de gestion clés, facilitant ainsi l'adaptation des politiques, l'évolution à l'échelle mondiale et la croissance stratégique. Les entreprises disposant d'une comptabilité fournisseurs intégrée et automatisée traitent 64 % de factures en plus et économisent environ 20 %.
