Pourquoi il est important d'intégrer vos cartes d'entreprise et vos cartes d'entreprise dans un seul workflow ?

Lorsqu'il s'agit de contrôler les dépenses de l'entreprise, le timing et la visibilité sont tout. Pourtant, de nombreuses équipes des finances et de la comptabilité fournisseurs ont encore du mal à utiliser des processus manuels, des workflows de cartes incohérents et une visibilité limitée sur les transactions.

Le résultat ? Des surprises budgétaires, un rapprochement retardé et des risques de conformité plus difficiles à détecter et à gérer.

C’est pourquoi l’intégration de vos programmes de carte aux solutions SAP Concur est si puissante. Elle simplifie le rapprochement, renforce la conformité et donne à votre équipe financière la confiance nécessaire pour gérer les dépenses de manière proactive.

Cartes de société vs. P-Cards : Quelle est la différence ?

Les deux types de cartes offrent des avantages uniques :

• Les cartes de société concernent les frais professionnels quotidiens tels que les déplacements et les repas des collaborateurs. Elles sont émises pour les collaborateurs afin que les transactions puissent être directement transférées dans les notes de frais, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer la visibilité et le contrôle de la fonction Finance.

• Les cartes d'achat (cartes P) sont émises pour les achats de fournisseurs ou de services, souvent pour des biens et services de moindre valeur tels que les fournitures de bureau, les logiciels ou la restauration. Elles offrent des données plus riches (codes commerçants, limites d'achat, détails d'articles de ligne) et permettent aux organisations de définir des contrôles stricts, tels que des limites mensuelles ou des restrictions de fournisseur, afin de réduire l'utilisation abusive.

Combinées sur une plateforme unique, les cartes P et les cartes d'entreprise offrent aux équipes financières une vue holistique des dépenses des collaborateurs et des fournisseurs. Ce processus unifié de gestion des dépenses implique moins d'angles morts, un rapprochement plus rapide et plus de cohérence dans l'ensemble de l'entreprise.

étude de cas Weatherford

Lire l'étude de cas complète de Weatherford Ici

5 avantages de l’intégration des cartes à la technologie Concur

Alors, pourquoi est-il important d'intégrer vos cartes d'entreprise et vos cartes p dans un seul workflow ? Elle offre des avantages mesurables à l'échelle de l'entreprise, tels que la visibilité, la conformité, l'automatisation et le contrôle. Examinons les avantages clés :

1. Visibilité en temps réel sur les dépenses

L'une des plus grandes plaintes des services Finance et Achats est " Je n'ai pas les données ". " Je ne peux pas contourner les détails de ce que nous dépensons. " " Combien par fournisseur ? "" Combien par employé ou par service ? "

Chez SAP Concur, nous combinons la richesse des données à notre puissant reporting pour offrir la visibilité sur les dépenses que les sociétés comme vous recherchez. En quelques jours après une transaction, l'automatisation et l'IA fournissent des données en temps quasi réel, ce qui vous permet de supprimer les intermédiaires et d'abandonner manuellement le suivi de chaque dépense individuelle.

Pourquoi c'est important : passez d'un programme de gestion des dépenses réactif à un programme proactif, ce qui permet aux responsables de les prévenir plus tôt.

"Nous avons une meilleure visibilité sur les dépenses des collaborateurs en utilisant nos cartes de frais professionnels, tout en garantissant le respect des politiques de notre société... Les solutions Concur nous ont aidés à favoriser l'adoption de nos cartes T&E, ce qui a grandement contribué à l'entreprise en nous permettant d'obtenir des ristournes beaucoup plus importantes dans le cadre de ce programme."

- Scott Weatherholt, directeur d'exploitation, Weatherford

2. Rationaliser le rapprochement et l'approbation

Le rapprochement manuel est chronophage et source d'erreurs, puisqu'il prend jusqu'à 60 % du temps d'une équipe financière avec des tâches quotidiennes plutôt qu'une stratégie. En tant que service étendu pour Concur Expense, chaque programme de carte de société peut avoir sa propre politique, son propre type de frais et son propre mappage du grand livre (GL) pour la capture des données. Vous pouvez y penser comme le pont entre les dépenses et le système comptable, de sorte que tout atterrit au bon endroit. Cela permet à nos clients de séparer et de gérer clairement leurs programmes de cartes d’achat pour les dépenses non liées au déplacement.

Pourquoi c'est important : réduire les erreurs et accélérer les cycles de clôture, offrant ainsi aux équipes finance et comptabilité fournisseurs un reporting de conformité plus précis.

3. Un workflow, chaque type de carte

Les processus dissociés créent de la confusion pour les salariés et les responsables. Seules les solutions Concur unifient les transactions par carte d'entreprise, les transactions par carte professionnelle, les achats de voyages et les factures en un seul workflow. En unifiant les workflows de fiches, les entreprises bénéficient des avantages suivants :

• Workflows de soumission et d'approbation cohérents pour la finance

• Application intégrée des politiques sans ralentir les collaborateurs

• Une adoption accrue grâce à une expérience familière et rationalisée

Pourquoi c'est important : un workflow unique et cohérent simplifie la vie des responsables financiers et des collaborateurs tout en veillant à ce que les dépenses soient correctement capturées pour la première fois.

4. Conformité et contrôle renforcés

75 % des responsables financiers déclarent que leur entreprise dépasse souvent les budgets de dépenses, de déplacements et de factures. Si nous demandions à Ramit Sethi de commenter cela, il dirait probablement: «Ce n’est pas seulement «le coût de faire des affaires». Ce sont des systèmes défaillants et une mauvaise planification. »

Notre point de vue est que la surveillance manuelle ne peut aller que jusqu’à présent, en particulier lorsque les dépenses ont lieu dans plusieurs programmes de carte et fournisseurs. C'est là que l'automatisation et l'intégration sont très utiles. Avec les solutions Concur, la conformité n'est pas seulement vérifiée après coup, elle est intégrée au processus. Facilitez l'identification des modèles, l'application des procédures et le renforcement des contrôles. Et comme les transactions proviennent directement de votre banque, vous ne comptez pas sur vos collaborateurs pour vous auto-signaler.

En quoi est-ce important :

• Les équipes Comptabilité fournisseurs et Finance réduisent les processus manuels et les risques liés à la conformité.

• Les équipes d'audit obtiennent une trace claire des transactions, des seuils et des approbations des fournisseurs.

• Les leaders peuvent être convaincus que chaque achat respecte la politique, sans ralentir les collaborateurs.

5. Simplifier l'étape suivante

L'intégration des cartes n'est pas un produit autonome, mais une fonctionnalité des solutions Concur. Avec Company Bill Statements, votre organisation peut automatiser le processus de carte P, renforcer la conformité et maximiser la valeur de ses programmes de carte :

Pourquoi c'est important : passez d'un suivi fastidieux à une visibilité en temps réel, à l'application des politiques et à des gains financiers tangibles.

Contrôler les dépenses par carte avec les relevés de facturation de la société

Que vos collaborateurs s’appuient sur des cartes de société, des cartes P ou les deux, Company Bill Statements s’intègre à Concur Expense pour les regrouper dans une plateforme connectée.

Notre lauréat du prix de l'innovation 2025 nous montre ce qui est possible : en s'éloignant des processus décentralisés répartis dans plus de 40 programmes de cartes et des dizaines de systèmes locaux, Weatherford a gagné en visibilité, réduit les charges de travail manuelles et amélioré l'expérience collaborateur. Le résultat ? Une augmentation de 47 % de l'efficacité du personnel, une réduction de 25 % des coûts d'exploitation T&E et des économies estimées à 5 millions de dollars grâce à l'automatisation, à la visibilité et au contrôle.

Lire l'étude de cas complète de Weatherford