Intégrer votre société grâce à l'automatisation des dépenses de la société

Dans l'environnement économique actuel, la transformation numérique est essentielle pour les entreprises qui s'efforcent de rester compétitives et résilientes. Toutefois, l'obtention d'une plus grande efficacité avec moins de ressources pose des défis importants, ce qui rend parfois difficile l'acquisition de l'automatisation financière par les parties prenantes qui se contentent des systèmes papier existants.

Si vous vous engagez à faire progresser les opérations financières de votre société, mais que vous rencontrez des demandes d'informations supplémentaires, nous sommes là pour vous fournir des informations précieuses et des points de discussion qui peuvent vous aider à rallier votre soutien à l'adoption de l'automatisation des dépenses.

Quels problèmes de gestion l'automatisation peut-elle résoudre ?

Dans un mot sur un dicton familier, parfois, vous devez dépenser de l'argent pour économiser de l'argent. Surtout lorsqu'il s'agit de construire l'infrastructure technologique de votre entreprise. Et plus vite vous serez opérationnel, mieux c'est.

L'automatisation de la gestion des dépenses peut aider les entreprises à réaliser rapidement des économies sur les processus de gestion des déplacements, des notes de frais et des factures fournisseurs. Les entreprises qui utilisent les solutions SAP Concur ont obtenu un retour sur investissement moyen de 406 % sur trois ans, avec une période de récupération de seulement 5,1 mois. En automatisant les processus de gestion des déplacements, des notes de frais et des factures, les entreprises peuvent réduire le travail manuel, améliorer la conformité et offrir aux équipes financières une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise.

En savoir plus : gestion automatisée des dépenses pour les services financiers

Comment vous risquez de passer à côté de la croissance

Le fait de renoncer aux logiciels de gestion des dépenses et de tout gérer manuellement est bien sûr une option. Mais il y a un coût évident de ne rien faire. Les opportunités perdues et les défis non relevés font défaut à la croissance.

L'intelligence artificielle prolifère : l'IA déchiffre les justificatifs et les factures, personnalise les déplacements, dissuade les fraudes et renforce l'analytique. Mais l'utilisation de l'IA repose sur l'automatisation. Les entreprises ne peuvent pas bénéficier de l'une sans l'autre.

Les dépenses évoluent : le comment, le lieu et le but des dépenses ont changé avec le travail à distance et le travail hybride. Les bureaux, Internet et d'autres frais apparaissent désormais sur les cartes dans le cadre des programmes d'allocation. Plusieurs canaux de réservation de voyages sont en concurrence avec les outils d’entreprise. Les employés préfèrent la flexibilité et les outils conviviaux pour les consommateurs. Tous testent votre contrôle, vos coûts et vos systèmes hérités, ce qui vous ralentit et étouffe la croissance.

Transfert de la fiscalité et de la conformité : les administrations fiscales du monde entier passent de plus en plus au numérique dans leur quête de conformité et de perception des recettes. L'automatisation et l'IA peuvent vous aider à vous tenir à jour dans plusieurs juridictions et à gérer les avantages sociaux imposables des salariés et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Vous pouvez également récupérer un pourcentage plus élevé de la TVA à payer.

Quels problèmes de gestion l'automatisation peut-elle résoudre ?

L'évolution du paysage économique a permis à de nombreuses entreprises de redéfinir leurs stratégies à long terme, notamment en utilisant l'automatisation pour améliorer leurs processus. 

Points problématiques des meilleurs leaders financiers inclus...

Documentation incomplète

Gestion de la fraude/des risques

Difficulté à suivre les tendances et comportements en matière de dépenses

Problèmes d'expérience collaborateur avec le workflow manuel de gestion des dépenses et des factures

Les trois principaux avantages attendus de la transformation numérique sont...

Amélioration de l'efficacité des processus de gestion

Permettre à l'entreprise de fonctionner avec succès, que les salariés soient au bureau ou qu'ils travaillent à distance

Progresser plus rapidement dans la numérisation des processus financiers

Et les économies signalées après l'adoption des solutions SAP Concur pour la gestion des dépenses sont incluses...

72 % de réduction des pertes de reçus

53 % de réduction des erreurs de reporting des frais

55 % de réduction des efforts d'audit

Vous pouvez garder ces points à l'esprit lorsque vous avez des conversations avec d'autres parties prenantes. Mais il est également important de reconnaître les problèmes auxquels vos parties prenantes et leurs équipes sont confrontées et que l'automatisation des dépenses peut spécifiquement résoudre.

Comment adapter l'analyse de rentabilité à chaque partie prenante

Pour avoir une idée plus claire des besoins de vos parties prenantes, demandez-leur comment les avantages suivants pourraient avoir un impact sur leurs équipes au quotidien et à plus long terme :

• Rationaliser les processus, éliminer les processus manuels et améliorer la conformité aux politiques.
• Garantir la sécurité des données d'entreprise et la conformité réglementaire, la conformité intégrée aux politiques et le respect des exigences en matière de devoir de diligence.
• Visibilité accrue sur les dépenses des collaborateurs, le reporting financier et les processus de gestion des dépenses.
• Maîtriser les coûts et les économies grâce aux négociations avec les fournisseurs.

Amélioration de la sécurité, de la satisfaction et de la facilité d'assistance pour les voyageurs.

Alignement avec vos directeurs financiers et directeurs financiers

Votre responsable financier ou directeur financier connaît le processus financier de votre entreprise, y compris ses points faibles. Ils pourraient aussi déjà voir comment l'entreprise pourrait tirer parti de l'automatisation de sa gestion des dépenses.

Ils ne peuvent donc pas demander : " Pourquoi ? mais Pourquoi maintenant ? "— ce qui est une bonne occasion de mener à la vitesse du retour sur investissement. En outre, rappelez-leur que l'automatisation peut également les aider à combler le fossé des processus financiers pour tous les accords de travail, à obtenir une visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie et à suivre l'évolution des réglementations en matière de conformité.

Les ressources utiles pour les responsables financiers sont les suivantes : la calculatrice de retour sur investissement Concur Expense et la calculatrice de retour sur investissement de Concur Invoice, ainsi que le guide The Finance Leader's Guide to AI-based T&E.

Êtes-vous un responsable financier à la recherche de points de discussion pour obtenir l'adhésion des autres ? Découvrez comment le directeur financier peut créer des partenariats et booster le retour sur investissement de l'entreprise.

Alignement avec votre équipe CF

Avec une solution de gestion des dépenses automatisée, vous pouvez connecter toutes les applications et plateformes financières de votre entreprise pour un processus beaucoup plus efficace et rationalisé. Et lorsque votre équipe de comptabilité fournisseurs dispose d'une vue actualisée de tous les postes de comptabilité fournisseurs en suspens, les décideurs financiers ont une idée plus claire des décisions à prendre, et à quel moment.

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut aider votre équipe à éviter les retards de paiement, à trouver des opportunités de payer plus tôt pour les tarifs réduits et à obtenir des insights pour vous aider à négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs.

Les ressources utiles pour la comptabilité fournisseurs incluent : Calculateur de retour sur investissement de Concur Invoice et Automatisation de la comptabilité fournisseurs optimisée par l’IA : Guide de l’acheteur.

Êtes-vous un professionnel de la comptabilité fournisseurs à la recherche de points de discussion pour obtenir l'adhésion d'autres personnes ? Découvrez comment les équipes CF peuvent créer des partenariats interfonctionnels et booster le retour sur investissement de l'entreprise.

Alignement avec votre équipe informatique

Votre équipe informatique jouera un rôle majeur dans la transition de l'entreprise vers l'automatisation complète des dépenses. Veillez à communiquer que l'automatisation de vos processus financiers basée sur le cloud peut aider votre équipe informatique : centralisez la technologie financière sur une plateforme unique, protégez les données de l'entreprise et des clients et créez des systèmes back-end sécurisés et intégrés.

Ressources informatiques utiles : de la vision à la valeur : comment les responsables informatiques peuvent favoriser une gestion plus intelligente des dépenses, IA dans la gestion des déplacements et des notes de frais : 8 questions clés pour les responsables informatiques et en savoir plus sur notre sécurité de classe mondiale.

Êtes-vous un informaticien à la recherche de points de discussion pour obtenir l'adhésion d'autres personnes ? Découvrez comment le service informatique peut stimuler le retour sur investissement de l'entreprise grâce à la gestion automatisée des dépenses

Alignement avec votre équipe RH et vos collaborateurs

Votre responsable des ressources humaines connaît bien les problématiques des collaborateurs et peut vous aider à déterminer le meilleur moyen d'utiliser l'automatisation pour résoudre ces problèmes. Discutez avec votre équipe RH de la façon dont l'automatisation du processus financier peut profiter à l'entreprise et à ses collaborateurs en réduisant les tâches manuelles pour les collaborateurs (pour la soumission et le traitement des dépenses et des factures) afin qu'ils puissent se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée et plus gratifiant, tout en garantissant un devoir de diligence à tous les collaborateurs.

Les ressources utiles pour les RH incluent : cet eBook sur la façon de rendre les collaborateurs plus heureux.

Êtes-vous un professionnel RH à la recherche de points de discussion pour obtenir l'adhésion d'autres personnes ? Découvrez comment les RH peuvent s'aligner au sein des équipes pour une meilleure expérience collaborateur.

5 étapes pour élaborer une analyse de rentabilité pour l'automatisation des dépenses

Expliquez la différence entre la simple numérisation (feuilles de calcul et paiements électroniques, par exemple) et les solutions cloud entièrement connectées qui offrent une visibilité en temps quasi réel sur les dépenses.

Évaluez la performance des solutions actuelles et établissez des points de référence. Utilisez les informations pour démontrer l'efficacité, les économies de coûts ou de main-d'œuvre, les gains de productivité et d'autres mesures influençant le retour sur investissement. Ne négligez pas des catégories plus douces telles que la satisfaction des employés ou la réduction des risques.

Découvrez ce que disent les analystes et les évaluateurs externes sur des solutions spécifiques, afin de pouvoir effectuer des comparaisons éclairées et des recommandations de fournisseurs.

Expliquez comment les solutions automatisées sont flexibles, extensibles, évolutives, facilement implémentées et capables de fonctionner à l'échelle mondiale.

Alignez les avantages de l'automatisation de la gestion des dépenses sur les principales priorités de l'entreprise, qu'il s'agisse de la croissance, de l'efficacité, de la durabilité, de la réduction des risques, de l'expérience collaborateur ou de tout ce qui précède.

L'automatisation des dépenses est-elle adaptée aux petites entreprises ?

Certaines organisations disposant de solutions de gestion des dépenses distinctes sont toujours cloisonnées, car elles ne sont pas liées les unes aux autres ni à un ERP.  D'autres entreprises pensent qu'elles sont trop petites pour gérer leurs programmes de voyage. Il est probable que ce n'est pas le cas, compte tenu des coûts et des risques potentiels de s'en passer.

Les petites entreprises devraient déterminer si leur approche actuelle :

Fournit un contrôle et peut guider les voyageurs vers les meilleurs tarifs, faire de la conformité le choix facile, obtenir des remises et tirer le meilleur parti de chaque dollar.

Conserve le temps des voyageurs car la réservation nécessite un rebond entre les sites Web pour trouver les vols, l’hébergement et les voitures de location.

La sécurité est menacée car ils ne parviennent pas à localiser facilement les voyageurs lorsque des problèmes surviennent et manquent de moyens pour partager les mises à jour sur les problèmes de santé, les catastrophes naturelles et les points faibles.

Connecter vos finances, connecter vos équipes

Lorsque vous rencontrez des décideurs de votre entreprise, posez-leur des questions sur leurs défis et collaborez pour les aider à résoudre ces problèmes. Prenez note de ceux qui semblent clairement prêts pour le changement et qui s'intègrent à la transformation numérique. Et assurez-vous de collaborer avec les membres de l'équipe qui peuvent vous aider à obtenir l'adhésion de toute l'entreprise.

Être à l'écoute est essentiel pour établir des ponts et trouver des moyens de mettre en place votre entreprise (et ses collaborateurs) pour gagner en efficacité et en réussite.

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FAQ

Qu'est-ce que l'automatisation de la gestion des dépenses ?

Elle utilise des outils cloud intégrés pour automatiser les processus de gestion des déplacements, des notes de frais et de la comptabilité fournisseurs, en réduisant les tâches manuelles et les erreurs, en appliquant les politiques, en améliorant la visibilité sur les flux de trésorerie et en permettant des insights pilotés par l'IA et la récupération de TVA tout en s'intégrant à votre ERP.

Comment créer une analyse de rentabilité pour l'automatisation des dépenses ?

Clarifiez "pourquoi maintenant ", basez les coûts actuels et les durées de cycle, quantifiez les économies et la réduction des risques (par exemple, remises pour paiement anticipé, récupération de TVA), validez à l'aide de points de référence externes, décrivez un déploiement par phases adapté à l'informatique/à la sécurité et associez les résultats aux principales priorités.

Quelles parties prenantes doivent être impliquées dans l'automatisation des dépenses ?

Inclut Finance/CFO, AP, IT, HR, Travel/Procurement, Tax/Compliance et les dirigeants clés, idéalement dans le cadre d'un comité de pilotage pour aligner les exigences, hiérarchiser les versions et favoriser l'adoption.

Quelles sont les objections les plus courantes à l'automatisation des dépenses ?

Les principales préoccupations sont les coûts, les disruptions, la sécurité et les "tâches manuelles efficaces", les freins au retour sur investissement et le retour sur investissement rapides, le déploiement progressif, les contrôles de niveau professionnel et les coûts cachés du statu quo (erreurs, risque de fraude, lenteurs des cycles, mauvaise visibilité).