Voyages et dépenses
Fonctionnement de Concur Expense
Avec Concur Expense, gérez vos dépenses où que vous soyez et à tout moment.
Les solutions SAP Concur connectent toutes vos dépenses liées aux dépenses, aux déplacements et aux factures fournisseurs dans un système unique, offrant ainsi un seul moyen de gérer les dépenses de bout en bout, d'obtenir une meilleure visibilité sur les transactions, d'améliorer la conformité et de simplifier le processus pour tous.
Qu’est-ce que Concur Expense et comment fonctionne-t-il ?
Lorsque vous devez capturer les dépenses à la source et gagner en visibilité sur chaque transaction détaillée, ne cherchez pas plus loin que Concur Expense. En intégrant la gestion des déplacements professionnels dans une solution unique, Concur Travel & Expense, les collaborateurs peuvent passer d'un déplacement à un décompte des frais en un seul clic.
De plus, notre technologie de mise en correspondance intelligente rédige pratiquement le rapport pour les collaborateurs en :
Combinaison des transactions par carte de crédit, des voyages réservés et des justificatifs électroniques
Utilisation de règles de contrôle intégrées qui mettent instantanément en évidence les exceptions
Offrir aux responsables financiers une vue unifiée sur les dépenses liées aux déplacements et notes de frais
Tirer parti des justificatifs électroniques d'hôtel signifie que les collaborateurs n'ont pas besoin de s'arrêter à la réception pour en obtenir une copie, et leurs dépenses seront automatiquement ventilées. Le système informe également les salariés des entrées incomplètes pour garantir un reporting des frais complet, précis et complet à chaque fois.
L’interface intuitive facilite l’ajout manuel des dépenses. Pour les indemnités kilométriques, les utilisateurs peuvent l’associer à des outils tels que Drive pour simplifier le suivi. Une fois qu’une note de frais est soumise, Concur Expense permet aux collaborateurs de suivre visuellement le statut tout au long du workflow d’approbation.
Comme l'a dit un utilisateur de l'évaluation G2, « En tant qu'employé informatique de plus de 3 ans d'expérience, j'apprécie vraiment la façon dont SAP Concur rationalise l'ensemble du processus de gestion des dépenses. Je l’utilise régulièrement pour soumettre mes frais de déplacement et professionnels, et il est très pratique de capturer les justificatifs directement depuis mon téléphone. La fonctionnalité ROC lit automatiquement les détails tels que la date et le montant, ce qui permet d'économiser beaucoup de saisies manuelles. J’aime également qu’elle soit synchronisée avec les réservations de voyage et les cartes de société de notre société, afin que toutes les dépenses soient automatiquement intégrées et que je doive simplement les vérifier et les catégoriser. C’est très utile pour les employés qui voyagent fréquemment. »
Avec l’application mobile SAP Concur, les utilisateurs peuvent :
- Afficher, ajouter et soumettre des notes de frais où que vous soyez
- Suivre le statut des dépenses via le workflow d'approbation
- Les responsables peuvent vérifier et approuver les dépenses lors de leurs déplacements.
« SAP Concur a été extrêmement utile pour automatiser mon processus de dépenses, d’autant plus qu’il s’intègre à ma carte de société, ce qui réduit considérablement la saisie manuelle des données et le risque d’erreurs. Ce que j’apprécie le plus, c’est l’application mobile, car elle me permet de soumettre mes dépenses facilement. L’enregistrement des justificatifs avec une photo me fait gagner beaucoup de temps et me permet également de réserver des voyages en déplacement. » – G2 Review User
Outils connectés pour Concur Expense
Lorsque les voyageurs d’affaires sont en déplacement, les solutions SAP Concur facilitent la création de notes de frais avec ExpenseIt, qui fait partie de l’application mobile SAP Concur. Grâce à cette fonctionnalité innovante, les voyageurs utilisent simplement l’appareil photo de leur smartphone pour capturer et charger une image d’un justificatif.
Concur Expense s’assure que tous les détails sont capturés avec précision, notamment :
- Montant
- Date de la transaction
- Fournisseur
- Type de dépense
- Site
Les collaborateurs peuvent étendre davantage la valeur de leur solution SAP Concur et simplifier le reporting des frais en se connectant à notre écosystème d'applications partenaires.
Comment Concur Expense Analytics vous aide à suivre et contrôler les dépenses
Suivez les métriques importantes grâce à des tableaux de bord simples d'utilisation qui fournissent :
- Une vision claire de ce qui est dépensé et où
- Vue holistique des KPI liés aux déplacements
- Visibilité exploitable directement dans votre boîte de réception
Tungsten Automation a extrait les données de l'outil de reporting de la solution et les a utilisées pour réduire les frais de déplacement. « Nous avons commencé à utiliser des rapports de régularisation. L'examen des habitudes de voyage réelles en temps réel nous a permis de voir où les voyageurs dépassaient leurs dépenses. Cette visibilité nous a permis de mettre en place certaines actions et de réduire les dépenses liées aux déplacements de 15 % sur une période de deux mois », a déclaré Lori Ceccanese, responsable de la comptabilité fournisseurs chez Tungsten Automation.
« Le système est également en constante évolution, montrant un dévouement à la satisfaction des clients en s’améliorant continuellement et en restant en avance sur les besoins des clients. En tant qu'analyste, je compte beaucoup sur la plateforme Concur Intelligence pour générer des rapports, qu'il s'agisse d'extraire moi-même des rapports Cognos ou de travailler avec un consultant en reporting. Cette fonctionnalité me permet de fournir efficacement les informations et données nécessaires à notre entreprise, ce qui améliore notre efficacité opérationnelle. Dans l’ensemble, ces fonctionnalités font de SAP Concur un outil précieux pour notre organisation. » – Utilisateur de type G2 Review User
Intégrations de Concur Expense : automatisez les processus et boostez la productivité
Comme avantage supplémentaire, les connecteurs financiers SAP Concur fonctionnent avec vos systèmes ERP, CRM, de ressources humaines et de comptabilité pour vous offrir une vue unifiée de toutes vos données.
SAP Concur propose des intégrations intégrées à ADP, NetSuite, QuickBooks, Salesforce
et les connexions à d'autres systèmes via notre réseau de partenaires, offrant ainsi à votre équipe une vue d'ensemble financière précise et complète en temps opportun.
À quoi cela ressemble-t-il dans la pratique ? Pour Uber, cela signifiait transformer la gestion des dépenses au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise. Avec la croissance rapide de l'entreprise, l'organisation de gestion des dépenses d'Uber a vu une opportunité de rationaliser et d'automatiser son travail afin de mieux répondre aux besoins des collaborateurs sans augmenter les effectifs.
À l'aide des API Concur, de la fonctionnalité Uber for Business et des solutions d'automatisation développées en interne, l'équipe a réduit plusieurs goulots d'étranglement liés aux dépenses. L'entreprise a créé un chatbot pour aider les collaborateurs à finaliser leurs dépenses en joignant des justificatifs et en déployant l'automatisation du centre d'assistance qui leur permet de résoudre rapidement les tickets de support.
Grâce à une automatisation réfléchie, Uber a réussi à :
- Plus de 5 000 heures de salarié économisées
- 70 % d'automatisation de la résolution des tickets de centre d'assistance liée aux dépenses
- Plus de 90 % de taux d'adoption des cartes d'entreprise
Les avantages de l’utilisation de Concur Expense
Exploitez la puissance de nos produits de gestion des déplacements, des notes de frais et de la facturation dans une solution unique qui aide vos collaborateurs à être plus productifs. Vous bénéficierez d'une transparence et d'une visibilité sur les dépenses des collaborateurs, de la capacité à appliquer les politiques et de l'agilité pour prendre des décisions intelligentes en matière de gestion des dépenses.
Vous souhaitez voir Concur Expense en action ? Découvrez notre démonstration Concur Expense auto-guidée de cinq minutes.
Foire aux questions sur Concur Expense
Comment un outil de gestion des dépenses peut-il améliorer la productivité des collaborateurs ?
Ces outils automatisent les tâches courantes telles que le suivi des reçus et la génération de rapports, ce qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur des activités plus stratégiques. La possibilité de saisir et de soumettre des dépenses via des terminaux mobiles améliore également la productivité en permettant aux salariés de gérer les dépenses où qu'ils se trouvent.
Comment les outils de gestion des dépenses peuvent-ils contribuer à réduire la fraude ?
Les solutions de gestion des dépenses automatisées signalent les valeurs aberrantes et les entrées non conformes, réduisant ainsi le risque de fraude. Les pistes de contrôle intégrées et le reporting des exceptions offrent une visibilité sur le processus d'approbation, ce qui permet de détecter et d'empêcher les activités frauduleuses.
Comment l’IA améliore-t-elle la fonctionnalité des solutions de gestion des dépenses ?
Les technologies d'IA automatisent la catégorisation des dépenses, la détection des fraudes et l'analyse prédictive. Cela permet un reporting plus précis, des temps de traitement plus rapides et des informations qui peuvent éclairer les décisions financières stratégiques.
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