IA dans la gestion des déplacements professionnels : 8 questions que les gestionnaires de voyages doivent poser

La vérité sur l’IA et la gestion des déplacements professionnels

L’IA ne vient pas remplacer les gestionnaires de voyages. Elle va transformer la façon dont les déplacements professionnels sont planifiés, réservés, gérés et dépensés. Mais pour séparer la véritable valeur de l'hype, il faut se poser les bonnes questions sur ce que l'IA doit réellement fournir pour votre programme de voyage.
Les données racontent une histoire convaincante : 95 % des voyageurs d'affaires sont ouverts à l'utilisation d'options optimisées par l'IA pour réserver des voyages d'affaires, mais seulement 7 % se sentent à l'aise aujourd'hui. L’écart entre l’intérêt et l’adoption représente à la fois un défi et une opportunité considérable pour les entreprises prêtes à mettre en œuvre l’IA de manière réfléchie.

Ce que l’IA signifie pour la gestion des déplacements professionnels

Avant d'évaluer les solutions d'IA, il est essentiel de parler la même langue :
    • Intelligence artificielle (IA) : technologie capable d'effectuer des tâches qui nécessitent traditionnellement l'intelligence humaine : utilisation des données pour apprendre, résoudre les problèmes et prendre des décisions.
    • IA générative : sous-ensemble d'IA axé sur la création de modèles qui génèrent du nouveau contenu en apprenant des modèles à partir de données existantes.
Le dénominateur commun est les données. La puissance de l’IA réside dans les données qu’elle utilise pour analyser, apprendre, agir, recommander et s’améliorer continuellement. Sans les bonnes données, c'est artificiel, mais ce n'est pas intelligent.
8 questions pour évaluer l’IA dans votre programme de voyage

1. L’IA améliore-t-elle l’expérience Travel ?

De nombreuses solutions de gestion des déplacements claquent une interface de chat sur leur expérience de réservation existante et l'appellent IA. Ce n'est qu'un chatbot, et il ne suffit pas d'avoir un impact réel sur votre programme.
L’IA d’origine doit fournir :
    • Plus d'informations et d'insights
    • Facilité d'utilisation accrue
    • Productivité accrue
Sans ces principaux avantages, l'IA est un habillage de fenêtre, et non la création de valeur.
« Ce n'est pas de l'IA pour l'IA ou de créer des cas d'utilisation au hasard juste pour dire que vous utilisez l'IA. Il s'agit de supprimer les obstacles liés à l'expérience de chaque voyageur, d'améliorer concrètement sa productivité et d'exploiter les insights intelligents de la manière dont personne n'avait pensé auparavant. » - Mimi Shen, Travel Solutions Director, SAP Concur

2. L’IA peut-elle accélérer les approbations avant le déplacement ?

La meilleure conformité se produit avant qu'un achat ne soit effectué. Les approbations manuelles sont fastidieuses car les collaborateurs doivent pourchasser les estimations pour chaque déplacement. L’IA doit fournir des fourchettes de prix claires et précises en fonction des exigences du déplacement, ce qui donne aux voyageurs et aux responsables une prévision précise du coût total du déplacement avant que l’argent ne soit dépensé.
Les estimations pré-déplacement optimisées par l’IA peuvent également comparer les coûts entre différentes dates, ce qui permet aux voyageurs flexibles de trouver des économies en ajustant leur calendrier.

3. La personnalisation facilite-t-elle la réservation de voyages ?

La personnalisation de l'IA doit simplifier la recherche et raccourcir l'expérience de réservation en fournissant des recommandations d'itinéraires basées sur les préférences historiques de chaque voyageur, tout en tenant compte des gains de temps, de la conscience des coûts et de la durabilité.
La personnalisation efficace de l'IA inclut :
    • Brèves descriptions expliquant pourquoi des recommandations ont été faites
    • Flexibilité pour échanger des parties d'un itinéraire sans tout modifier
    • Des choix conformes aux politiques basés sur des préférences personnelles

4. L'IA propose-t-elle des conseils à chaque étape ?

Les voyages pris en charge par l’IA doivent aller bien au-delà de la réservation. Recherchez des solutions qui fournissent :
    • Assistance par chat de bout en bout pour les réservations, les questions sur les politiques et les demandes liées aux dépenses
    • Notifications avant le voyage concernant les indemnités de repas, les choix de sièges et les rappels relatifs à la politique
    • Prévision de la disruption des déplacements avec des options de reréservation en libre-service
    • Renseignements sur la sécurité, y compris les évaluations des risques liés aux destinations, les scores de sécurité des quartiers et les insights pour les femmes et les voyageurs LGBTQ+
    • Ventilation des dépenses en temps réel qui transfère automatiquement les réservations et les achats dans les notes de frais

5. L’IA peut-elle simplifier les scénarios complexes de voyage ?

La coordination des déplacements de l’équipe entre les différents lieux et fuseaux horaires est l’un des aspects les plus frustrants de la gestion des déplacements. L’IA peut automatiser les réservations de plusieurs voyageurs simultanément, en recommandant des itinéraires optimaux en fonction de l’alignement des horaires, de la conformité aux politiques, des économies de coûts, etc.

6. L’IA peut-elle prendre en charge les directives de la politique de voyage continue ?

Garder les équipes à jour sur les politiques de voyage est sans fin. Les orientations stratégiques continues pilotées par l'IA incluent :
    • Mises à jour en temps réel intégrant instantanément les changements de politique
    • Alertes automatisées lorsque les plans de déplacement s'écartent des politiques établies
    • Des recommandations personnalisées répondant à la fois aux préférences des collaborateurs et aux exigences organisationnelles
    • Reporting complet des activités de voyage, des dépenses et du respect des politiques
Cela garantit que les politiques ne sont pas seulement des documents, mais sont intégrées directement au processus de planification et de réservation.

7. L’IA peut-elle transformer les données de voyage en informations exploitables ?

L'IA aide les responsables des déplacements à trier les ensembles de données en pleine croissance, à repérer les opportunités d'optimiser les programmes, les politiques et les économies de coûts. Recherchez des solutions qui fournissent des analyses comparatives sur les comportements et les tendances en matière de voyages avec des conseils spécifiques et exploitables sur l'amélioration des programmes.

8. L’IA peut-elle améliorer les audits des dépenses à grande échelle ?

L’IA gère les tâches d’audit : mise en correspondance des justificatifs avec les dépenses, vérification des dépenses par rapport au règlement et signalement des éléments nécessitant une attention humaine. C'est un moyen plus rapide de s'assurer que chaque dépense fait l'objet d'une surveillance appropriée avant le remboursement.

La vérité surprenante sur les personnes ayant besoin d’une formation sur l’IA

Contrairement aux attentes, les voyageurs de la génération Z (42 %) et de la génération Y (40 %) sont plus susceptibles de nécessiter une formation sur les options compatibles avec l'IA que la génération X (34 %) ou les boomers (23 %).

Encore plus surprenant : 12% des Boomers et 10% de la Gen X sont déjà à l'aise avec l'IA pour la réservation, contre seulement 4% de la Gen Z et 6% des Millennials.

"Beaucoup de jeunes voyageurs sont tellement préoccupés par le respect exact des politiques de leur entreprise et par le fait de ne pas commettre d'erreurs qu'ils souhaitent des formations et des conseils. Ils ne veulent pas bafouer leur potentiel d'avancement en commettant une erreur aussi simple qu'une note de frais ou la réservation d'un vol. » - Jeanne Dion, VP, Value Experience Group, SAP Concur

Prise en main de l'IA dans la gestion des déplacements professionnels

Tu n'as pas besoin d'y aller du jour au lendemain. Une approche par phases fonctionne :

    1. Démarrez petit à petit avec des applications simples telles qu'un chatbot pour l'assistance à la réservation ou un outil d'IA pour la gestion des itinéraires
    2. Offrir une formation et un support pour que les utilisateurs sachent qu'ils ne sont pas seuls et que leurs données sont sécurisées
    3. Créer une communauté autour des outils d’IA pour atténuer les préoccupations et encourager l’adoption
Ce dont les voyageurs d'affaires ont besoin pour se sentir à l'aise
La recherche est claire sur ce que les voyageurs exigent:
    • 89 % ont besoin d'un soutien ou d'une formation fournis par l'entreprise
    • 48 % veulent s'assurer que leurs données personnelles sont sécurisées
    • 37 % veulent être convaincus que les outils ne créent pas de préjugés potentiels
    • 32 % veulent savoir qu'il n'y aura pas de répercussions si les réservations suggérées par l'IA ne respectent pas la politique

Le résultat net : l'IA rend les déplacements plus intelligents, pas plus difficiles

L'intelligence artificielle raccourcit et simplifie le processus de déplacement. Il protège les voyageurs tout en protégeant les budgets. Il fournit des données précises en temps réel, réduisant ainsi le temps passé à rechercher des détails. Et il fournit une image plus claire de la mesure dans laquelle votre programme de voyage peut aller.
L’IA fait le travail qui vous empêche de travailler, en libérant les gestionnaires de déplacements, les équipes financières et les voyageurs eux-mêmes pour qu’ils se concentrent sur ce qui compte le plus.
Si vous êtes prêt à examiner comment l’IA peut améliorer votre programme de voyage, contactez-nous dès aujourd’hui.

Données provenant du 6e rapport annuel Global Business Travelers Research de SAP Concur.