Conçu pour évoluer, facile à utiliser : pourquoi WoodGreen Community Services a choisi Concur Invoice

Lorsque votre logiciel existant est abandonné et que vous avez un temps limité pour trouver, évaluer et déployer un remplacement, sans perturber les opérations financières qui permettent à 80 sites de fonctionner dans une ville, il n'y a pas de place pour une mise en œuvre lente ou compliquée.

C'était la réalité pour WoodGreen Community Services, l'un des plus grands organismes de services sociaux de Toronto, lorsque leur plateforme de comptabilité fournisseurs a atteint la fin de leur vie. Avec des milliers de transactions mensuelles, une structure organisationnelle multi-entités et un besoin non négociable d'intégration ERP, WoodGreen avait besoin d'une solution capable de répondre à des exigences complexes et de mettre en production rapidement.

Ils ont choisi Concur Invoice, qui a été livré.

Le défi: Pas de marge d'erreur

WoodGreen sert des milliers de personnes et de familles dans la région du Grand Toronto grâce à des programmes couvrant des logements abordables, des services d’emploi, l’autonomisation financière, la garde d’enfants, les soins aux aînés et les services de perfectionnement. Derrière cette mission se cache une opération financière qui traite bien plus d'un millier de factures chaque mois, et qui devait continuer à fonctionner sans interruption.

Les exigences étaient exigeantes :

• Plusieurs entités juridiques nécessitant une gestion distincte au sein d'une même plateforme

• Un volume de factures élevé en grande partie grâce au portefeuille de logements abordables de WoodGreen

• Intégration ERP transparente avec Microsoft Dynamics Great Plains, une solution non négociable

• Une expérience utilisateur intuitive que le personnel pourrait adopter rapidement avec un minimum de formation

"On n'avait pas vraiment de marge d'erreur pour se tromper celui-là. Notre outil actuel était en cours de coucher de soleil et on nous a donné très peu de préavis. Nous devions agir rapidement et de manière décisive. "— Jesse Kirkey, directeur de la transformation numérique, WoodGreen Community Services

Pourquoi Concur ?

Après avoir évalué plusieurs fournisseurs, trois facteurs ont fait de Concur Invoice le choix clair.

Architecture multi-entités : la capacité de Concur à gérer plusieurs entités juridiques au sein d'une instance de plateforme unique, sans compromis majeur, la distingue des solutions concurrentes qui ont eu du mal à s'adapter correctement à la structure de WoodGreen.

Tarification basée sur les transactions : les modèles de tarification basés sur le siège et la licence des fournisseurs concurrents auraient été prohibitifs sur le plan des coûts à l'échelle de WoodGreen. Le modèle basé sur le volume de transactions de Concur était bien mieux adapté.

"Si nous avons des centaines d'utilisateurs, cela devient juste un coût prohibitif et limitant sur le plan opérationnel pour nous. C'était vraiment un point décisif en ce qui concerne l'adoption de Concur. "— Jesse Kirkey, directeur de la transformation numérique, WoodGreen Community Services

Un réseau de partenaires de confiance : avec un calendrier serré, WoodGreen avait besoin de confiance dans la mise en œuvre. L'écosystème établi de partenaires d'implémentation de Concur et la prise en charge d'un commercial dédié dès le premier jour, à condition que cela soit exact.

"Nous nous sommes sentis plus confiants avec Concur que certains autres concurrents en raison de son réseau de partenaires de mise en œuvre. Nous l'avons fait en seulement quelques mois du début à la fin. "— Jesse Kirkey, directeur de la transformation numérique, WoodGreen Community Services

La solution : Concur Invoice avec intégration ERP Wipfli

WoodGreen a implémenté Concur Invoice pour la gestion des comptes fournisseurs et des dépenses, en l’intégrant à Microsoft Dynamics Great Plains via le connecteur Wipfli. Le projet a été dirigé par un analyste des systèmes de gestion et le contrôleur financier de WoodGreen, en étroite collaboration avec leur partenaire d'implémentation Concur, et mené à bien en quelques mois.

Le connecteur Wipfli a été implémenté et testé dans moins d'une journée de travail, fournissant l'intégration Plug-and-Play dont WoodGreen avait besoin.

"Si nous devions recomptabiliser des transactions entre notre solution de comptabilité fournisseurs et notre ERP pour chaque transaction, nous avons de fortes chances de ne pas être allés avec Concur. C'était relativement facile à mettre en place, et cela a bien fonctionné sans plaintes."— Jesse Kirkey, directeur de la transformation numérique, WoodGreen Community Services

Cinq avantages qui ont fait la différence

1. Une expérience utilisateur plus rapide et plus intuitive : le personnel de WoodGreen a trouvé Concur plus facile à naviguer et à adopter que la solution précédente, réduisant ainsi le besoin de formation pratique.

"Nous formons notre personnel moins que nous ne l'avions l'habitude avec Concur, car la plupart d'entre eux peuvent simplement le comprendre par eux-mêmes pour nos transactions standard lorsqu'ils sont pris en charge par le site de formation de Concur et les guides de démarrage rapide. "— Jesse Kirkey, directeur de la transformation numérique, WoodGreen Community Services

2. Approbations mobiles pour les responsables en déplacement : les dirigeants seniors responsables de l'approbation quotidienne de dizaines de factures peuvent désormais vérifier et approuver à partir de leurs appareils mobiles, une fonctionnalité que WoodGreen n'avait pas auparavant.

"Littéralement, hier, j'ai approuvé plusieurs factures de mon téléphone portable. Je n'ai pas pu faire ça avant. La conception de l'application est simple avec tout ce qui est entièrement visible et clairement défini. "— Jesse Kirkey, directeur de la transformation numérique, WoodGreen Community Services

3. Efficacité de traitement significative à grande échelle : les améliorations incrémentielles de la vitesse de traitement s'ajoutent rapidement lorsque vous gérez plus d'un millier de transactions par mois.

4. Simplification du reporting et de l'accès aux données : l'accès et l'analyse des données de facturation sont plus simples avec Concur, ce qui réduit les frictions liées au reporting financier et aux requêtes de données quotidiennes.

5. Une mise en œuvre fluide malgré une réelle complexité : la gestion de plusieurs entités juridiques, la migration dans des délais serrés et l'intégration ERP dès le premier jour, tout en assurant une mise en production fluide, témoigne de ce que la plateforme et le réseau de partenaires appropriés peuvent fournir.

"Il y a de la valeur à adopter avec ces entités connues parce que c'est une plus grande probabilité d'être une implémentation plus fluide. C'est quelque chose que j'emmène avec moi pour de futurs projets. "—Jesse Kirkey, directeur de la transformation numérique, WoodGreen Community Services

Une base pour la suite

WoodGreen exploite déjà la technologie intégrée à l'IA de Concur Invoice pour la capture des données et envisage d'utiliser davantage les fonctionnalités de reporting et d'analyse de Concur comme prochaine étape de son parcours de transformation numérique.

Pour les directeurs financiers et les DSI qui font face à des pressions similaires, qu'il s'agisse de gérer un déploiement complexe, une structure multi-entités ou une chronologie compressée, l'expérience de WoodGreen offre un message clair et encourageant.

"Même si le projet lui-même était complexe et nécessitait de gros efforts pour toutes les parties impliquées, il n'était pas aussi difficile à mettre en œuvre que nous ne l'étions préoccupés." — Jesse Kirkey, directeur de la transformation numérique, WoodGreen Community Services

Lisez l'étude de cas complète pour découvrir comment WoodGreen Community Services a modernisé ses opérations de comptabilité fournisseurs avec Concur Invoice.