Comment la Canadian Bible Society a pris le contrôle de ses finances grâce à SAP Concur

Quand on pense à ce qui permet à un organisme de bien fonctionner, la gestion financière n’est probablement pas la première chose qui vient à l’esprit. Pourtant, pour des organisations comme la Canadian Bible Society (CBS), des contrôles financiers rigoureux et transparents ne sont pas seulement une responsabilité envers l’organisation. C’est une responsabilité envers chaque donateur qui leur confie son argent.

Avec 70 à 75 employés répartis à travers le Canada et une petite équipe des finances gérant le tout depuis Toronto, la CBS avait besoin d’une façon plus efficace de gérer les dépenses et les factures. Voici comment ils y sont parvenus.

Le problème des processus financiers manuels

Avant de mettre en place les solutions SAP Concur, la CBS fonctionnait à l’ancienne, ce qui leur coûtait du temps, de la précision et de la tranquillité d’esprit.

Voici à quoi ressemblait leur quotidien :

• Des piles de documents papier envoyés par la poste à Toronto depuis partout au pays
• Des signatures manquantes détectées seulement tard dans le processus d’approbation
• Un codage incohérent et des documents égarés causant des retards
• Du stress lors des audits en raison d’une documentation désorganisée et difficile à retrouver

Pour un organisme de bienfaisance responsable devant les auditeurs et les donateurs, ce n’étaient pas de simples inconvénients, mais de véritables risques.

Comme l’explique la comptable principale, Heather Johnson :

« L’un des nombreux irritants était le volume de documents papier et de pièces justificatives qui n’étaient pas entièrement vérifiés… nous manquions des signatures qui n’étaient pas détectées dès les premières étapes du processus d’approbation préaudit. »

Un changement s’imposait.

La solution : une seule plateforme pour tout gérer

Après avoir évalué leurs options, la CBS a choisi les solutions Concur, plus précisément Concur Expense et Concur Invoice, car elles offraient une solution complète et intégrée plutôt qu’un assemblage d’outils distincts.

Comme presque tous les employés disposent d’une carte de crédit d’entreprise, ils avaient besoin d’un système capable de :

• Gérer un volume élevé de transactions
• Assurer automatiquement la conformité
• Offrir une visibilité à l’échelle pour une équipe répartie partout au pays

Parmi les fonctionnalités clés qui ont fait une réelle différence :

• Capture des factures et technologie OCR : extraction automatique des données des factures, réduisant la saisie manuelle et les erreurs humaines
• Flux de travail d’approbation automatisés : un système d’autorisations à plusieurs niveaux afin de ne rien laisser passer
• Three-way matching: correspondance automatique des numéros de facture, des montants et des codes budgétaires, sans intervention manuelle

Heather a été convaincue par la portée de la plateforme :

« SAP Concur offre un système très robuste… ce n’est pas seulement un système pour les factures, c’est aussi un système de gestion des dépenses. Les autres solutions logicielles ne sont pas aussi complètes. »

Les résultats : des changements concrets et rapides

L’impact a été immédiat. Une fois les solutions Concur en place, la différence s’est fait sentir dans toute l’organisation.

• Des processus plus rapides et fluides : les flux de travail automatisés agissent comme un entonnoir. L’information est bien saisie dès le départ, puis circule sans friction dans le processus d’approbation.
• La période d’audit? Sans souci : l’un des plus grands gains est la simplicité des audits. Toute la documentation est saisie dès le départ, organisée et facilement accessible.
• Une meilleure responsabilisation des équipes : la CBS a décentralisé ses comptes fournisseurs, permettant aux employés de coder et soumettre leurs propres factures. Résultat : un plus grand sentiment d’appropriation des budgets et des rapports financiers plus clairs.
• Une visibilité d’un océan à l’autre : grâce à l’infonuagique, tous les employés peuvent accéder au système en temps réel, peu importe leur emplacement au Canada.
• Plus de temps pour l’essentiel : libérée de la saisie manuelle et de la gestion du papier, l’équipe des finances peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme la planification financière et la stratégie.

Un conseil pour les organismes sans but lucratif

Le message de Heather aux autres organismes est simple : n’attendez pas.

« En tant qu’organisme de bienfaisance… l’audit est extrêmement important. SAP Concur a apporté énormément de valeur… transparence, contrôles et documentation adéquate. »

Si votre organisation dépend encore de processus papier, d’approbations manuelles ou de systèmes non intégrés, vous consacrez probablement plus de temps à l’administration qu’à votre mission.

Et maintenant pour la CBS?

La Société biblique canadienne ne compte pas s’arrêter là. Elle prévoit :

• D’approfondir ses capacités d’analyse et de production de rapports pour mieux orienter ses décisions financières
• D’ajouter davantage d’automatisation pour réduire encore le travail manuel
• D’améliorer la gestion des fournisseurs pour renforcer ses relations

Leur parcours démontre que la transformation numérique n’a pas à être complexe. Même une petite équipe dans un organisme sans but lucratif peut accomplir de grands progrès avec les bons outils.

Lisez l'étude de cas complète pour découvrir comment la Société biblique canadienne a renforcé son contrôle financier grâce aux solutions SAP Concur.

Pour en savoir plus sur les organismes sans but lucratif et SAP Concur, visitez : https://www.concur.ca/fr/industries/non-profit-organizations