Meilleures pratiques et listes de contrôle pour des audits des dépenses efficaces

Moins d'erreurs coûteuses et de refaire du travail. Réduction du risque de fraude de l'intérieur et de l'extérieur. Une plus faible probabilité de rattrapage d'ire et de pénalités de la part des autorités fiscales et autres régulateurs. Il s'agit de tous les avantages de suivre les meilleures pratiques qui peuvent améliorer l'efficacité, les processus et ce que vous voulez le plus de l'audit des dépenses : la conformité.

La conformité est un défi quotidien pour de nombreuses fonctions et rôles, de la réservation de déplacements professionnels à la soumission de notes de frais, en passant par le contrôle des factures et l'identification des postes imposables. L'établissement d'une base de contrôles d'audit et de la technologie leur permettant de suivre leurs propres règles et priorités changeantes, ainsi que les réglementations fiscales et les exigences comptables en constante évolution, quel que soit le niveau et l'étendue de leurs activités.

Explorez ce guide pour développer les meilleures pratiques et affiner votre approche de l'audit des dépenses. Apprendre :

• Questions clés à poser – quand, quoi, pourquoi – pour clarifier les éléments essentiels de l’audit et élaborer votre stratégie.
• Comment les petites entreprises bénéficient de l'audit automatisé des dépenses et de la conformité des dépenses.
• Étapes et conseils pour améliorer l'efficacité de l'audit et renforcer les contrôles d'audit.
• Pourquoi l’audit doit être considéré comme une opportunité et non comme une simple corvée.
• Exemples de la manière dont des entreprises spécifiques parviennent à la conformité et à la réussite avec des solutions de conformité des dépenses.

Les fondamentaux de l'audit : des questions clés pour les meilleures pratiques

Pour déterminer les éléments essentiels de l'audit et mettre en œuvre les meilleures pratiques pour combler les lacunes en matière de conformité dans votre organisation, vous devez poser des questions de base : quand, quoi et pourquoi auditez-vous ?

Pourquoi effectuons-nous des audits des dépenses ?

La réponse de base et raisonnable consiste à améliorer la conformité, en veillant à ce que les employés respectent les règles et en vous permettant de voir les tendances qui peuvent faire avancer l'entreprise plus rapidement, ou la ralentir.

Mais il existe de nombreux objectifs possibles qui vont au-delà de la conformité des dépenses de base et clarifient l'objectif :

• Maîtriser les frais de déplacement, souvent l’un des postes budgétaires les plus importants et pouvant réduire ou renforcer les marges.
• Repérer les mauvais comportements et renforcer une culture des dépenses responsables.
• Recherchez et évitez les erreurs telles que les dépenses en double, les notes de frais incomplètes et les justificatifs manquants.
• Réduire les risques réglementaires et d’audit en respectant les réglementations fiscales et autres qui, en cas de manquement, peuvent entraîner des amendes, des saisies et des emprisonnements.
• Gérez la récupération de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) à l'aide d'outils d'audit ciblés qui aident à récupérer davantage ce que votre entreprise doit faire.
• Améliorez vos processus grâce à une meilleure visibilité sur les dépenses et des insights sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Que doit-on auditer (et qui) ?

Auditez chaque note de frais, pour commencer, car elle crée une base pour votre stratégie d'audit. Si cela n'est pas possible, concentrez-vous sur des objectifs à forte valeur ajoutée tels que les achats en espèces, les voyageurs réguliers, les nouveaux employés ou services, ainsi que les équipes ou les employés qui enfreignent fréquemment la politique.

Autres étapes à suivre en matière de conformité des dépenses :

• Autoriser l’utilisation de la carte de société pour un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les dépenses.
• Exiger des justificatifs pour chaque article, donner aux salariés des outils mobiles pour les capturer et insister pour que les manquants soient justifiés.

Quand doit-on contrôler les frais professionnels des employés ?

• La réponse simple : Avant approbation d’une note de frais. Alors que de nombreuses entreprises attendent qu'un rapport soit approuvé, ce choix conduit à des inefficacités telles que l'obligation pour les gestionnaires accaparés d'obtenir des approbations de tampons ou des comptes fournisseurs qui doivent récupérer de l'argent qui est déjà sorti de la porte. La mise en place d'une étape de pré-approbation permet aux salariés de corriger les réclamations de manière anticipée et de révéler les domaines problématiques.

Que dois-je auditer dans une petite entreprise ?

Les règles de contrôle que vous choisissez dépendent de votre secteur d'activité, de votre culture et de vos exigences réglementaires. Ce dont elles ne devraient pas dépendre, c'est la taille, car même une petite entreprise peut obtenir des améliorations grâce aux meilleures pratiques d'audit qui simplifient la conformité et le reporting des dépenses.

Après tout, les petites entreprises ont les mêmes besoins de contrôle, d'efficacité et d'évolutivité que les grandes entreprises. Et avec les propriétaires et les dirigeants qui gèrent souvent les fonctions des RH, du marketing, de l'informatique, etc., ainsi que la stratégie globale, les meilleures pratiques et les outils d'audit de conformité peuvent apporter des améliorations sans imposer de ressources limitées. Il s'agit notamment des éléments suivants :

• Disposer d'une plateforme unique pour les dépenses et les déplacements qui gère les justificatifs, les factures et la documentation fiscale, s'intègre facilement à d'autres systèmes et s'adapte à l'entreprise.
• Automatiser les processus de dépenses pour réduire les tâches manuelles, libérer votre équipe pour un travail plus précieux, améliorer l'analyse et s'assurer que vous disposez des informations nécessaires pour respecter les délais de dépôt.
• Créer une culture de la conformité des dépenses où le bon choix est le choix facile car les solutions sont simples à utiliser et renforcent les politiques.
• Chercher l'expertise des fournisseurs de technologies pour que les propriétaires et les opérateurs puissent se concentrer sur les autres choses importantes déjà sur leur assiette.

Comment améliorer l'efficacité des audits

Les entreprises ont plusieurs raisons d'améliorer la manière dont elles contrôlent leurs dépenses. Voici deux qui frappent chez nous : 13 % des fraudes liées aux détournements proviennent des dispositifs de remboursement des dépenses, avec des pertes médianes de 50 000,1 $ Examinons des mesures spécifiques pour améliorer l’efficacité de l’audit et renforcer les contrôles d’audit.

Une liste de contrôle pour améliorer l'efficacité des audits

La conformité des dépenses est une grande tente couvrant les obligations fiscales, les dépenses avec les fournisseurs sélectionnés, la détection et la dissuasion de la fraude, la récupération de la TVA et la garantie que vos processus sont à la fois solides et agiles pour permettre à votre entreprise de rester compétitive et de se développer.

Prenez en compte des conseils d'experts pour améliorer l'efficacité de l'audit :

• Calculer les coûts d’audit afin de disposer d’une base pour comparer les processus manuels et automatisés et le temps et l’argent qu’ils consomment.
• Exiger l’utilisation de la carte de société pour que les dépenses soient automatiquement enregistrées, catégorisées, traitées et prêtes pour l’audit. Elle améliore la visibilité sur les dépenses et les collaborateurs passent moins de temps à créer des notes de frais.
• Limiter la prise en compte des notes de frais en identifiant les problèmes et les catégories qui entraînent le renvoi des notes de frais aux émetteurs, approbateurs, gestionnaires et audits.
• Intégrer l’intelligence artificielle (IA) à votre audit des dépenses, en l’utilisant pour vérifier la conformité de chaque dépense et en permettant à votre équipe de se concentrer sur les exceptions signalées par la technologie.

Conseils pour renforcer vos contrôles d'audit

Vos règles de contrôle doivent s'aligner sur les processus et les objectifs de votre société. Une étape clé dans le renforcement des contrôles d'audit est de décider où diriger les ressources pour éviter les dépenses à haut risque.

Voici quelques conseils pour créer des règles de contrôle :

• Identifier les éléments à faible risque et à faible valeur ajoutée que les auditeurs passent du temps à vérifier et à laisser les outils d’IA automatisés les superviser.
• Adopter une approche intentionnelle des audits, en concentrant vos efforts sur des achats plus risqués (pensez à de l’argent liquide ou « divers ») plutôt qu’à des jeux d’argent qui permettent de sélectionner des rapports aléatoirement est payant.
• Définir des points de référence pour des indicateurs clés tels que les exceptions, les rejets et les taux de révision des rapports, afin que vous puissiez évaluer les améliorations et les comparer avec les homologues du secteur.

Les conseils et les listes de contrôle vous aident à formuler et à affiner votre approche de l'audit des dépenses. Une autre étape essentielle consiste à affiner votre philosophie sur l'audit et de voir ses avantages potentiels au lieu de la considérer comme un mal nécessaire.

Envisagez d'auditer une opportunité plutôt qu'une corvée.

La réduction des risques, la réglementation fiscale et la numérisation, la durabilité, la cybersécurité et l'IA font partie des nombreux défis liés à la conformité. Mais avec un état d'esprit positif, il peut s'agir d'une opportunité commerciale plutôt que d'une corvée.

Vous pouvez transformer des exigences de conformité en opportunités commerciales en :

• Considérer la conformité fiscale et réglementaire comme un moyen d’éviter des pénalités coûteuses, de récupérer la TVA à laquelle vous êtes dû et d’améliorer la productivité grâce à des technologies intelligentes.
• Renforcer la conformité des dépenses internes avec des solutions qui contrôlent les dépenses, automatisent les tâches manuelles, rendent les processus et les collaborateurs plus efficaces, améliorent le contrôle et la visibilité, appliquent et simplifient les politiques, et économisent du temps et de l'argent pour aider l'entreprise à aller de l'avant plus rapidement.
• Aider la planète et vos collaborateurs en soutenant et en suivant les mesures environnementales, de durabilité et de gouvernance (ESG) dont les pays ont de plus en plus besoin et que de nombreux employés favorisent.
• Exploiter l’IA pour améliorer la conformité, l’efficacité et la transformation de l’entreprise, tout en protégeant de manière proactive les données et en élaborant des normes éthiques pour l’utilisation de la technologie.

Comprendre les meilleures pratiques d'audit et examiner les défis sous l'angle de l'opportunité sont des pièces importantes du puzzle. Voici également des exemples de la manière dont les autres organisations parviennent à une meilleure conformité des dépenses.

Exemples et témoignages de bonnes pratiques en matière d'audit des dépenses

Le pourquoi, qui, quand et quoi de l'audit des dépenses sont la base.  Mais des exemples et des témoignages d'autres entreprises montrent comment les meilleures pratiques d'audit peuvent se produire dans votre entreprise :

§ Uber a réduit les tickets de centre d'assistance à 70 % à l'aide de solutions optimisées par l'IA qui contrôlent les notes de frais et informent les employés des rejets afin qu'ils puissent les mettre en conformité.

§ PETRONAS, un groupe énergétique mondial, a utilisé notre plateforme intégrée de gestion des dépenses pour réduire les frais de déplacement et les dépenses de 20 %, réduisant ainsi les dépenses non conformes et les coûts associés.

§ L'université d'État de Pennsylvanie utilise les solutions SAP Concur pour préparer les rapports d'état requis, corriger les justificatifs et gérer les cartes d'achat et les données afin d'améliorer la conformité des dépenses sur 24 campus.

§ Chobani, avec Concur Expense et Verify, a économisé de trois à quatre heures par jour à l’aide de l’automatisation intégrée à l’IA pour contrôler les notes de frais, augmentant ainsi l’efficacité de son équipe financière.

« Une fois que nous avons établi que nous utilisions Verify et que nous allions à un outil d’audit d’IA, j’ai vu la conformité s’améliorer immédiatement. Les collaborateurs savaient que chaque poste, chaque dépense de chaque note de frais allait être examinée par l'IA », explique Marcy Hagenbuch, spécialiste des systèmes financiers chez Chobani.

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Conclusion

En impliquant plusieurs étapes et en maîtrisant de nombreux détails, l'audit des dépenses et la conformité sont évidemment des processus complexes. Mais, comme pour d'autres tâches financières, les solutions automatisées permettent de rationaliser les processus et d'améliorer le contrôle que les entreprises recherchent pour l'audit des dépenses. La combinaison de la technologie et de l'intention systématique s'ajoute à la conformité.

« Les utilisateurs peuvent créer leurs postes d’hôtel et de divertissement sept fois plus rapidement et le délai de soumission a également diminué », explique Zeta Lazar, responsable d’équipe chez KUKA, un fabricant mondial de robotique. « Et du côté du gestionnaire, il trouve moins d'erreurs et il doit renvoyer moins de notes de frais. »

1Fraude professionnelle 2024 : rapport aux Nations, ACFE, 2024.