Fraude et conformité
Détection de la fraude dans les dépenses : comment repérer et prévenir les fausses réclamations
En ce qui concerne la gestion financière des entreprises, la fraude est un risque très réel. Selon les données d'Experian, près de 60 % des entreprises ont fait état d'une augmentation des pertes de fraude de 2024 à 2025, raison pour laquelle la détection de la fraude aux dépenses prend de plus en plus d'importance. Voici ce que vous devez savoir pour mieux protéger votre entreprise.
Qu'est-ce que la fraude aux dépenses ?
A haut niveau, la fraude est définie par l’Association des examinateurs certifiés de fraude (ACFE) comme "toute activité qui repose sur la tromperie afin d’obtenir un gain". Il devient un crime lorsque la tromperie ou la mauvaise représentation est utilisée à des fins personnelles ou pour « priver une personne ou une organisation de son argent ou de ses biens ».
Par conséquent, la fraude aux dépenses désigne tout acte délibéré visant à contourner les politiques de dépenses de la société ou à signaler des dépenses mal représentées ou falsifiées à des fins personnelles.
Pourquoi est-il important d'être conscient de la fraude aux dépenses ?
La fraude est motivée par l'intention, mais elle peut aussi être accidentelle. Que les collaborateurs se précipitent dans les notes de frais, qu’ils aient mal compris les politiques de dépenses ou qu’ils aient commis des erreurs numériques, la fraude aux dépenses est un problème coûteux qui a un impact sur les résultats de votre entreprise.
En fait, l'ACFE signale que les organisations perdent 5 % de leur chiffre d'affaires à cause de la fraude chaque année, 50 000 $ étant la perte d'affaires médiane résultant de la fraude au remboursement des dépenses. L'attraper rapidement - ou idéalement, l'empêcher avant qu'il n'arrive - est la clé. Plus la fraude ne sera pas détectée, plus elle finira par coûter cher à votre entreprise.
Lutte contre la fraude liée à l'IA : un guide pour les responsables financiers
Découvrez comment les leaders financiers peuvent réduire les risques, protéger les revenus et renforcer la résilience face à la fraude.
Les types de fraude les plus courants
La fraude aux dépenses se présente sous plusieurs formes, dont les plus courantes sont les suivantes :
- Frais mal caractérisés : il s'agit d'achats non liés à l'entreprise dont le remboursement est demandé en tant que frais professionnels. Ils peuvent être tout ce qui est plausible, comme les lignes de téléphone portable et les dîners coûteux, aux outrageants, comme les frais d'entrée au parc à thème et les billets de croisière (oui, ce sont de vrais exemples!).
- Allégations falsifiées : Il s’agit de créances soumises avec de faux documents, tels que des chèques et factures falsifiés ou des quittances de banque volées. Les documents sont souvent prélevés auprès d’un ami ou d’un membre de la famille et réclamés sur la note de frais d’un employé comme étant les siens, ou auprès d’un véritable fournisseur et modifiés à l’aide d’applications de conception numérique ou d’outils d’IA pour gonfler les montants. En fait, 75 % des voyageurs d'affaires dans une récente étude mondiale pensent qu'il est au moins un peu probable que l'IA soit déjà utilisée pour fabriquer des dépenses. Parmi les répondants américains, ce chiffre bondit à 82 %.
- Demandes multiples : il s’agit de demandes dupliquées volontairement soumises à nouveau pour un remboursement supplémentaire. Par exemple, un employé peut soumettre une note de frais pour un produit ou un service acheté en février, puis le faire à nouveau en avril et en septembre dans l'espoir que les approbateurs ne le remarquent pas. Ils peuvent même soumettre à différents approbateurs à chaque fois pour diminuer la détection.
- Réclamations gonflées : ces réclamations surviennent lorsqu’un employé soumet une note de frais pour plus qu’il n’en a acheté. Par exemple, un employé peut acheter plus de fournitures de bureau qu'il n'en a besoin, puis retourner certains articles. Il peut ensuite soumettre le justificatif d'origine sur sa note de frais et être remboursé pour le montant total, ce qui lui permet d'empocher l'argent du retour.
Comment repérer les signes d’alerte de fraude liés aux dépenses
Pour détecter la fraude aux dépenses au sein de votre organisation, vous devez consulter les chiffres, ainsi que les personnes derrière elles.
Surveillez les signes d'alerte relatifs aux dépenses et à la documentation, tels que :
- Décomptes des frais en double
- Dépassements excessifs et non-conformité cohérents
- Justificatifs et factures modifiés ou manquants
- Transactions modifiées au sein du système comptable
Selon l'ACFE, vous devez également tenir compte de la conduite des employés et rechercher des signes d'alerte comportementale courants tels que :
- Irritabilité ou défenses
- Manque de transparence et réticence à déléguer
- Relation anormalement étroite avec un client ou un fournisseur
Comment prévenir la fraude dans un monde piloté par l'IA
Découvrez comment la détection des fraudes optimisée par l'IA, les contrôles automatisés et la visibilité en temps réel sur les dépenses peuvent aider votre entreprise à garder une longueur d'avance.
Comment prévenir la fraude aux dépenses
Étant donné que la fraude est souvent difficile à détecter, la réalisation d'évaluations proactives du risque de votre entreprise peut augmenter vos chances de détecter la fraude plus tôt ou idéalement la prévenir. Vérifiez la force des protocoles de protection contre la fraude de votre entreprise en vous demandant :
- Votre entreprise dispose-t-elle d'un processus de surveillance des risques de fraude ? Si oui, qui en est propriétaire et dans quelle mesure est-il cohérent et proactif ?
- Le conseil d'administration a-t-il approuvé votre politique de gestion des risques et a-t-il fourni son niveau de tolérance au risque ?
- Quels contrôles avez-vous mis en place aujourd’hui pour prévenir, décourager et détecter les fraudes ?
- Comment favorisez-vous les comportements éthiques, dissuadez-vous les actes répréhensibles et facilitez-vous une communication efficace avec les employés ?
Pour en savoir plus sur la réalisation d'évaluations de la prévention de la fraude, vous pouvez regarder ce webinaire avec des experts SAP Concur ou télécharger le modèle Contrôle de la prévention de la fraude ACFE.
Comment l'IA aide à se protéger contre la fraude
Rien ne met votre entreprise en danger de fraude plus qu'une dépendance à l'égard des processus manuels. Les décomptes des frais en double, les montants incorrects et d'autres données sont facilement oubliés lorsqu'ils sont traités manuellement et peuvent coûter cher à votre société à long terme. Cependant, l'IA peut rapidement et précisément auditer les informations relatives aux dépenses en quelques secondes.
Grâce à la détection automatique, l'IA peut surveiller en permanence les tendances de dépenses, analyser les modèles et signaler les dépenses inhabituelles pour un examen plus approfondi, tandis que les modèles d'apprentissage automatique s'adaptent aux nouveaux modèles de fraude. L'IA peut identifier des choses que l'œil nu ne peut pas, telles que des factures creuses avec des logos réalistes, des polices, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les totaux, qu'un humain pourrait manquer autrement. Elle peut également détecter les anomalies, les doublons de frais ou les justificatifs manquants pour les équipes de gestion des déplacements et des finances sans que les équipes informatiques aient besoin de définir, de surveiller et de mettre à jour manuellement les règles. Et il peut faire toutes ces choses à grande échelle.
Aussi difficile que la fraude puisse être à détecter, la proactivité est le meilleur moyen de se défendre contre elle. Adressez-vous dès aujourd’hui à un expert en solutions SAP Concur pour découvrir comment nos solutions automatisées optimisées par l’IA telles que Intelligent Audit, Concur Detect par Oversight et Verify peuvent détecter et prévenir efficacement la fraude aux dépenses.
