Ce qu’est la gestion des dépenses
Découvrez ce qu’est la gestion des dépenses, comment elle fonctionne et pourquoi de nombreuses entreprises abandonnent les feuilles de calcul et le suivi manuel des dépenses au profit d’un logiciel de gestion des dépenses.
Qu’est-ce que la gestion des dépenses et comment ce processus évolue-t-il?
La gestion des dépenses désigne la façon dont une entreprise suit, examine et rembourse les dépenses des employés, comme les frais de déplacement, de restauration et d’achats de bureau.
Bien que certaines sociétés dépendent encore des feuilles de calcul, des courriels ou des reçus papier pour gérer cette procédure, de nombreuses autres ont adopté un logiciel d’automatisation soutenu par l’IA pour gérer leurs dépenses.
Pourquoi est-il important de maîtriser les dépenses?
- Une lenteur des remboursements, source de frustration pour les employés
- Une gestion des dépenses à partir de feuilles de calcul ou de courriels qui entraîne une perte de temps
- Une visibilité insuffisante sur la manière dont l’argent de l’entreprise est dépensé
- Des achats fréquents non conformes à la politique de l’entreprise
- Des erreurs, des demandes de remboursement de dépenses en double ou de la fraude
- Suivre exactement où l’argent est dépensé dans différentes équipes
- Appliquer automatiquement les politiques en matière de dépenses
- Rembourser les employés plus rapidement et avec moins d’erreurs
- Réduire la charge de travail manuel des équipes financières
- Suivre les dépenses en temps réel et prendre des décisions plus rapidement
Comment fonctionne la soumission des notes de frais?
La plupart des entreprises suivent ces étapes pour gérer leurs dépenses. Les logiciels de gestion des dépenses peuvent automatiser bon nombre de ces étapes afin de réduire la charge de travail manuel et d’améliorer la précision.
Étape 1 : Soumission des notes de frais
Les employés soumettent leurs notes de frais et téléversent leurs reçus.
Étape 2 : Processus d’approbation
Les gestionnaires examinent les dépenses pour confirmer qu’elles respectent les politiques de l’entreprise.
Étape 3 : Examen financier
Les équipes financières s’assurent qu’il n’y a pas d’erreurs, recoupent les justificatifs avec les transactions et valident les dépenses en vue de leur remboursement.
Étape 4 : Remboursements
Les dépenses approuvées sont remboursées aux employés.
Étape 5 : Rapports et suivi
L’entreprise suit et analyse les données relatives aux dépenses pour surveiller les dépenses, contrôler les coûts et améliorer la budgétisation.
Signes que vous pourriez avoir besoin d’un meilleur système de gestion des dépenses
Termes clés relatifs à la gestion des dépenses
Frais de déplacements et autres dépenses
Les frais de déplacements et autres dépenses désignent les dépenses professionnelles engagées par les employés lors de leurs déplacements, telles que les billets d’avion, les frais hôteliers, les repas et les frais de transport.
Note de frais
Une note de frais (ou une demande de remboursement) est un document que les employés soumettent pour répertorier leurs dépenses professionnelles et demander un remboursement, généralement accompagné des justificatifs correspondants.
Rapprochement des dépenses
Le rapprochement des dépenses consiste à mettre en correspondance les notes de frais soumises et les opérations financières afin de s’assurer que tout est exact.
Saisie des reçus
La saisie des reçus consiste à télécharger, numériser ou capturer automatiquement des justificatifs afin de pouvoir saisir et vérifier les dépenses.
Processus d’approbation
Le processus d’approbation désigne l’ensemble des étapes par lesquelles passe une note de frais lorsque les responsables l’examinent et l’approuvent conformément à la politique de l’entreprise.
Reimbursement
Le remboursement est le paiement versé aux employés une fois leurs notes de frais validées.
Politique en matière de dépenses
Une politique en matière de dépenses définit ce que les employés peuvent acheter, le montant qu’ils peuvent dépenser et les modalités de déclaration des notes de frais.
Devoir de diligence
Le devoir de diligence désigne la responsabilité qui incombe à une entreprise d’assurer la sécurité et le soutien de ses salariés lorsqu’ils sont en déplacement professionnel.
Pratiques exemplaires pour une bonne maîtrise des dépenses
Définir une politique claire en matière de dépenses
Définissez des règles simples afin que les employés sachent ce qu’ils peuvent dépenser et comment déclarer leurs frais.
Automatiser et ajouter l’IA aux procédures
Utilisez un logiciel d’automatisation basé sur l’IA pour réduire la saisie manuelle de données, accélérer les processus de validation et éviter les erreurs.
Appliquer les politiques en temps réel
Vérifiez les dépenses dès leur soumission afin de repérer rapidement celles qui sont non conformes à la politique.
Gagner en visibilité sur les dépenses
En disposant de données actualisées sur les dépenses, la direction peut mieux maîtriser les coûts et prendre des décisions financières plus éclairées.
Simplifier la déclaration des frais pour vos employés
Un processus simple et adapté aux appareils mobiles permet aux employés de soumettre des notes de frais précises et dans le respect des échéanciers.
Pour en savoir plus, consultez ces ressources supplémentaires
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