Choisir un logiciel de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais : exemples et meilleures pratiques

Les processus manuels et fastidieux gaspillent de l'énergie dans des tâches de gestion essentielles telles que la réservation de voyages, la compilation de notes de frais, le traitement des factures et le paiement et le remboursement des frais. Les processus dupliquent le travail et affaiblissent les données, l'analyse et le contrôle. Étant donné que les déplacements et notes de frais (T&E) et la comptabilité fournisseurs (AP) sont naturellement connectés, de nombreuses entreprises réalisent que leurs plateformes technologiques devraient l'être également. Mais passer d'une conclusion logique à un logiciel de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais adapté nécessite de comprendre les fonctionnalités clés et les meilleures pratiques.

Vous aurez besoin d'une solution capable d'approfondir les insights, d'accélérer les workflows, de renforcer la conformité, d'améliorer l'expérience collaborateur et d'offrir des avantages financiers tels que des remises pour paiement anticipé et de meilleurs taux. Et vous voudrez pouvoir en mesurer les avantages. Prenons, par exemple, les gains mesurables des solutions intégrées SAP Concur :

• Reporting des dépenses 2 fois plus rapide
• 19.2 % de temps en moins lors de la réservation des voyages
• 35 % de factures en plus traitées
• 21 % d'économies moyennes sur les réservations et le reporting des frais

Pour vous aider à naviguer dans le processus de sélection d'un logiciel de gestion des déplacements et notes de frais qui répond à vos besoins, ce billet de blog explorera :

• Fonctionnalités logicielles clés de gestion des déplacements et notes de frais à rechercher (et ce qu'il faut éviter) auprès d'un fournisseur de solutions métier.
• De vrais exemples, comme la manière dont le groupe Campari a gagné en cohérence, en efficacité, en visibilité et en évolutivité avec les solutions SAP Concur.
• Pourquoi il est important que les solutions soient faciles à configurer et à offrir rapidement des avantages grâce à une intégration, une mise en œuvre, des outils d'adoption et un support continu.

Que dois-je rechercher dans un logiciel de gestion des déplacements professionnels ?

L'efficacité, la clarté et le contrôle sont des raisons qui poussent les entreprises à automatiser la gestion des dépenses. Rien n'est peut-être plus important que d'avoir un logiciel de gestion des déplacements et notes de frais avec la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins futurs. Personne ne veut une technologie obsolète dès le départ, alors examinons les fonctionnalités clés à rechercher et pourquoi.

Les solutions Expense et Travel sont une combinaison puissante pour de multiples raisons, avec des avantages qui augmentent lorsque AP rejoint le cercle. Au cœur, les entreprises doivent rechercher des solutions auprès d'un fournisseur engagé dans l'innovation continue dans l'ensemble des logiciels de gestion des déplacements et notes de frais et l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, car les promesses de vente ne sont pas les mêmes que de les tenir.

Réalisez une véritable intégration

Un système conçu comme un est meilleur que deux ou trois patchs avec des connecteurs faibles et des liaisons de données manuelles. Grâce à une véritable intégration à votre ERP et à d'autres systèmes, les données se déplacent de manière fluide, rapide et transparente, de la gestion des déplacements aux notes de frais, en passant par les fonctions de comptabilité fournisseurs. Cela offre une visibilité complète aux gestionnaires de déplacements et aux parties prenantes financières, tandis que les collaborateurs bénéficient d’une meilleure expérience utilisateur lorsqu’ils passent d’une tâche à l’autre sans avoir à passer d’une plateforme à l’autre.

Attendez-vous à une technologie prête pour l'avenir

Un logiciel de gestion des déplacements et notes de frais doit évoluer avec l'expansion de l'entreprise. Elle doit disposer d'options de paiement, d'extensions et d'applications intégrées pour la gestion des taxes et d'autres besoins, d'options pour choisir des partenaires de voyage, d'une opérabilité transfrontalière et monétaire, et d'un registre de prise en charge d'un nombre important (et réduit) d'utilisateurs, de déplacements et de notes de frais.

Soyez tous dans le voyage

Certaines " solutions" de voyage d'affaires sont peu connectées aux logiciels de gestion des dépenses, une approche inadéquate en tant que préférences, contenu et tout le reste dans les déplacements continue de changer. Assurez-vous que votre prestataire a établi des relations avec les TMC et les fournisseurs de tous types et qu’il peut enregistrer les réservations en direct auprès des fournisseurs, ce qui garantit la conformité, les tarifs négociés et la visibilité. Diverses options de location de billets d’avion, d’hôtel, de train et de voiture, ainsi que de nouveaux canaux de contenu doivent être proposés. Vous devez gagner en contrôle et en économies ; les voyageurs doivent obtenir des informations, de la personnalisation et de la satisfaction.

Adoptez l'excellence en matière de gestion des déplacements, des notes de frais et de la comptabilité fournisseurs optimisée par l'IA

Vos solutions de gestion des déplacements, des notes de frais et de la comptabilité fournisseurs doivent utiliser les technologies d'IA pour examiner chaque dépense, détecter et décourager la fraude, appliquer la conformité, configurer facilement les règles, repérer les modèles de dépenses, capturer et lire de nombreuses factures, corriger les erreurs et omissions, et offrir de la visibilité. Pendant près d'une décennie,

SAP Concur a créé et implémenté de puissantes solutions à l’aide de l’IA et du Machine Learning (ML) pour aider les entreprises à gagner en efficacité et en conformité.

Afficher une vue complète de vos dépenses

Les intégrations de systèmes et de données fournissent une vue complète en temps réel des dépenses avant, pendant et après leur exécution. Les rapports intelligents et les tableaux de bord basés sur les meilleures pratiques doivent être standard, avec la possibilité de personnaliser en fonction de vos KPI et l'assistance des spécialistes du reporting. Les vues du budget doivent être adaptées aux besoins des responsables ; les rapports doivent non seulement suivre les dépenses de l'entreprise, mais aussi l'impact sur la durabilité et d'autres priorités stratégiques. Avec la bonne intelligence, vous aurez accès à des informations qui vous permettront de prendre les meilleures prévisions, choix et décisions pour votre entreprise.

Gestion fluide des déplacements, des notes de frais et des activités pour Campari

À partir de sa liqueur homonyme, Campari Group est devenu plus de 190 marchés et plus de 50 marques, dont le whisky Wild Turkey et la vodka SKYY. L’expansion et les acquisitions d’entreprises ont réuni de nombreux processus T&E déconnectés et chronophages et compliqués pour le groupe mondial et ses 4 700 employés plus – "Camparistas".

En quête de cohérence et d’efficacité, Campari Group a développé un logiciel numérisé de gestion des déplacements et des notes de frais, ainsi qu’un fournisseur qui pourrait remédier aux problèmes suivants :

Gestion des déplacements professionnels incohérente sur tous les marchés

• Processus manuels et papier pour le suivi et le remboursement des frais professionnels que les personnes en déplacement et autres salariés ont trouvé fastidieux
• Les réservations hors ligne qui masquent les données et la visibilité des déplacements
• Mauvaise maîtrise des coûts et contenu de déplacement incohérent

Campari a choisi de collaborer avec SAP Concur pour son logiciel de gestion des déplacements et notes de frais. Ils ont posé les bases de Concur Expense en 2017 et commencé à automatiser la gestion des dépenses. En 2020, la société a ajouté Concur Travel. En cours de route, ils ont développé un mantra – une politique, une agence, un outil capable de se développer et de s’adapter comme le fait l’entreprise. Grâce à l'intégration, ils ont obtenu des données fiables, une visibilité sur les déplacements et les dépenses, un reporting amélioré, un devoir de diligence élargi et des approbations simplifiées pour les responsables.

Le système centralisé de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais a été déployé dans plusieurs régions et fuseaux horaires, offrant ainsi des avantages détaillés dans une vidéo et une étude de cas :

• Approbation des déplacements 50 % plus rapide
• 13 % de refus de notes de frais en moins
• Réduction de 70 % des frais d'agence de voyage hors ligne

"Notre mission est de rationaliser l’expérience de voyage, de garantir la sécurité et la sécurité des employés tout en favorisant une culture de voyage durable ", explique William Cocco, Global Travel Manager. "Avec les solutions SAP Concur, nous sommes en mesure d’intégrer des partenaires qui nous aident dans notre devoir de diligence pour offrir aux voyageurs tous les outils nécessaires pour voyager en toute sécurité."

Déploiement de vos solutions de gestion des déplacements, des notes de frais et de la comptabilité fournisseurs

Une fois que vous avez identifié un logiciel de gestion des déplacements et notes de frais pour accélérer la croissance de votre entreprise, vous devez vous attendre à une aide à chaque étape pour prendre en charge la mise en œuvre, l'adoption et les opérations continues. SAP Concur a pris en charge cette fonctionnalité. Ayant travaillé avec plus de 46 000 entreprises à travers le monde, si nous n'avons pas tout vu, nous sommes tout près.

Les entreprises et les équipes informatiques s'inquiètent à juste titre de savoir si de nouvelles solutions s'intègreront aux systèmes actuels et si elles auront les ressources nécessaires pour tout mettre en place et commencer à générer des rendements. Qu'il s'agisse d'une équipe informatique composée d'une ou de plusieurs équipes, nous proposons des options, des fonctionnalités et un support pour le déploiement et l'intégration des logiciels de gestion des déplacements professionnels :

• Plusieurs méthodes d'intégration, y compris à la demande, le protocole de transfert de fichiers sécurisé (sFTP), les services Web et les connecteurs prédéfinis. La variété – et la possibilité de personnaliser – est conçue pour s’adapter à vos systèmes actuels et à la manière dont vous faites des affaires.
• Un assistant de configuration facile à utiliser permet de sélectionner les détails financiers à comptabiliser, les champs de reporting, les contrôles de conformité et les intégrations avec les systèmes ERP et d'autres systèmes.
• La sécurité des données est primordiale. Les solutions respectent ou dépassent les directives internationales en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité, et nous garantissons que les données sont confidentielles, intègres et disponibles. Les solutions basées sur le cloud sont accessibles via une connexion unique via le Web et l'application mobile, avec un contrôle étendu de l'ID utilisateur et de l'authentification.
• Les tests et évaluations garantissent que votre entreprise obtient les informations, les rapports, la conformité et les améliorations de processus dont elle a besoin grâce à l'automatisation des déplacements, des notes de frais et de la comptabilité fournisseurs.
• Écosystème étendu de plus de 700 partenaires SAP Concur proposant des applications, des intégrations et des services de prestataires de paiement, de fournisseurs de voyages, d'experts en durabilité et d'autres qui étendent et personnalisent nos solutions d'automatisation de la gestion des dépenses et de déplacements professionnels.
• Formation des utilisateurs et assistance pour les employés et les administrateurs système. Les salariés reçoivent des réponses 24 h/24 et 7 j/7 dans plusieurs langues grâce à des conseils intégrés à l'application et à une aide par chat. Nous fournissons des outils clés en main, des e-mails, des listes de contrôle et d'autres ressources pour favoriser l'adoption et conserver le temps de l'informatique. SAP Concur propose des webinaires et d’autres ressources de formation continue, y compris une communauté en ligne d’utilisateurs et de leaders éclairés.

Conclusion

Lors du choix d'une solution de suivi des dépenses professionnelles, d'automatisation de la comptabilité fournisseurs et de réservation des déplacements professionnels, il est essentiel de déterminer si un fournisseur dispose de la technologie et de l'engagement requis pour tenir ses promesses. SAP Concur offre les fonctionnalités, les ressources et l’innovation pour vous aider à réduire le travail manuel, à rationaliser les processus et à rendre les déplacements et les frais professionnels pratiquement gérés.

Les clients attestent que SAP Concur répond à leurs besoins :

• 93 % des utilisateurs recommanderaient SAP Concur à un ami ou collègue sur GetApp.
• 83 % des utilisateurs de SAP Concur accordent 4 ou 5 étoiles à nos solutions sur G2.

Les témoignages d'entreprises réelles et de clients satisfaits peuvent également être inestimables lors de l'évaluation de vos options de déplacements et de dépenses. « Les employés de Tungsten Automation sont plus heureux et plus productifs », explique Lori Ceccanese, responsable de la comptabilité fournisseurs, Tungsten Automation. « Ils passent moins de temps à se moquer de leurs dépenses et plus de temps à faire leur travail. »